Laatst installeerde ik bij een gemeentelijke klant een mooie integratie tussen CiVision en iSamenleving met JOIN. Het was een interessant traject waarbij CiVision en iSamenleving aan elkaar zijn gekoppeld, én aan JOIN. De drie applicaties babbelen continu met elkaar, zodat in alle systemen de informatie altijd up-to-date is. Tegen de verwachtingen in (de klant dacht dat het niet haalbaar was) zijn zij de week voor kerst nog live gegaan met deze integratie – en naar volle tevredenheid.
>
Vele integraties op basis van StUF
Deze gemeente werkt sinds november 2017 met het zaaksysteem en klantcontactsysteem van JOIN en werkt volledig in de cloud. Tijdens de implementatie hebben we hier meerdere koppelingen en integraties neergezet, allemaal op basis van StUF, zoals de StUF-BG koppeling voor het opvragen van persoons- en bedrijfsgegevens en de StUF-DCR koppeling voor Document Creatie Service. Mijn meest recente project voor deze klant is de integratie met de WMO-applicaties CiVision en iSamenleving. De klant had niet verwacht al zo snel live te kunnen met de koppeling, maar de laatste openstaande issues konden wij redelijk snel oplossen, zodat we nog voor de kerst live konden.
Volledig zaakgericht werken
Het interessante aan deze integratie is dat JOIN nu tegelijkertijd connect met twee backend applicaties: CiVision en iSamenleving. De twee Pink-applicaties zijn reeds aan elkaar gekoppeld, en met deze integratie praten zij nu met elkaar én met JOIN. Tegelijk. Met deze integratie is JOIN er als het ware tussen gebouwd, als zaaksysteem en document management systeem, zodat de hele organisatie volledig zaakgericht kan werken. Dat is één van de redenen dat de klant deze koppeling wilde hebben. Nu worden alle documenten centraal in JOIN opgeslagen, in plaats van dat ze apart worden bewaard in de back end applicaties of dat het op twee plekken moet worden geregistreerd – wat in de praktijk toch niet altijd gebeurt. Ook worden de documenten nu gearchiveerd volgens de regelgeving, een functionaliteit die JOIN automatisch levert, en CiVision en iSamenleving niet.
Hoe werkt de integratie?
Een medewerker start bijvoorbeeld een case op vanuit CiVision, waar een andere collega dan mee verder kan werken in iSamenleving – of andersom, dat maakt niet uit. Zij kunnen uiteraard gewoon in hun core applicaties blijven werken, omdat zij die specifieke functionaliteiten nu eenmaal nodig hebben bij de uitoefening van hun werk. Dankzij de integratie met JOIN wordt alle meta-informatie en relevante documentatie ook altijd direct opgeslagen in het zaaksysteem. Deze data wordt realtime tussen de verschillende applicaties heen en weer gestuurd, zodat de informatie op alle plekken altijd up-to-date is.
Betere service aan klanten
De belangrijkste reden van de gemeente om deze integratie te laten bouwen, is dat zij hiermee haar service naar de inwoner kan vergroten. Via het klantcontactsysteem is alle metadata van de zaak immers raadpleegbaar door de KCC-medewerkers. Als iemand nu belt omdat hij de status van zijn WMO-aanvraag wil weten, kan de telefonist dit direct in JOIN opzoeken. Hij kan zien of de zaak in behandeling is, bij welke afdeling en welke persoon de zaak nu ligt, en of alle documenten al volledig zijn. Het enige dat de inwoner hiervoor hoeft door te geven is zijn zaaknummer, zoals dat wordt gegenereerd in JOIN en dat nu leidend is in alle communicatie. De receptionist kan de klant dus snel te woord staan. Uiteraard niet op inhoud – daarvoor moet hij nog steeds bij de betreffende medewerker zijn. Maar hij kan iemand in ieder geval laten weten of zijn zaak in behandeling is en of deze al compleet is. Dat is wel zo prettig in een wereld waarin mensen regelmatig op de hoogte willen blijven van hun aanvragen.
Prettig proces
Overigens verliep het proces bij deze klant ook heel prettig. De doorlooptijd van de hele integratie is zo’n 2 tot 3 maanden geweest, met alle betrokken partijen. Uiteraard werkten zowel PinkRoccade – de leverancier van CiVision en iSamenleving – als wij via StUF, het standaard uitwisselingsformaat, zodat de applicaties goed en snel aan elkaar te koppelen waren. Bovendien konden wij het gehele project goed beheersen, doordat deze gemeente in de cloud werkt. Daardoor kunnen wij overal gemakkelijk bij: als er zaken aangepast moesten worden, konden we er zelf direct induiken zonder dat we daar de ICT-afdeling van de klant bij nodig hadden. Al met al was het een erg interessant traject dat voor alle partijen naar volle tevredenheid is verlopen – en met een supertevreden klant. Daar doe ik het graag voor!
Wil je meer weten over de integraties van JOIN met andere applicaties? Neem dan gerust contact met mij op.
Uitgebreid lezen wat zaakgericht werken inhoud? Klik hier.
