Verdergaande digitalisering van de overheid betekent óók dat er steeds meer wet- en regelgeving wordt gemaakt om processen goed in te richten. Daarom treedt per 1 januari 2024 de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Mebv) in werking. In deze blog delen we de hoofdpunten uit deze wet én laten we zien hoe onze oplossingen aansluiten op de Wet Mebv.
De wet stelt eisen aan overheidsorganisaties op welke wijze burgers digitaal in contact kunnen komen met hun organisatie. De Mebv geldt voor bestuursorganen; dat kunnen bijvoorbeeld gemeenten en waterschappen zijn, maar ook zelfstandige bestuursorganen zoals de Autoriteit Consument & Markt en de Nederlandse Zorgautoriteit.
Wat betekent de Wet Mebv voor jou?
De wet regelt onder meer dat inwoners en bedrijven hun zaken met de overheid altijd digitaal kunnen doen. Concreet wordt dat vertaald naar een aantal technische verplichtingen:
- Alle formele berichten gericht aan de organisatie moeten op een elektronische manier kunnen worden verzonden.
- Het moet voor iedere burger makkelijk en zonder hindernissen mogelijk zijn om een formeel elektronisch bericht te versturen.
- De afzender van het formeel bericht moet altijd een ontvangstbevestiging krijgen.
- De gegevens van een ingevuld web/contactformulier moeten altijd beschikbaar worden gesteld aan de verzender van het bericht.
Uiteraard staan er ook zaken in de wet die buiten onze expertise vallen. Daarvoor verwijzen we je naar de Handreiking implementatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.
Als het gaat om de technische eisen, worden de verplichtingen uit de nieuwe wet getackeld met onze oplossingen E-formulieren in combinatie met de Persoonlijke Internetpagina (PIP). Deze twee oplossingen staan samen ook wel bekend onder de naam Burgerberichten. Samen vormen ze een platform voor inwoners waarop zij aanvragen kunnen doen en de actuele voortgang van zaken kunnen zien. Deze gegevens zijn gebaseerd op de informatie uit JOIN Zaaksysteem en eigen profielgegevens.
Hoe Burgerberichten zich verhoudt tot de Mebv
Laten we eens inzoomen op de eerdergenoemde eisen en Burgerberichten. Hoe sluit onze oplossing aan op de eisen uit deze wet?
- Alle formele berichten gericht aan de organisatie moeten op een elektronische manier kunnen worden verzonden.
Met Burgerberichten kan eenvoudig digitaal worden gecommuniceerd met jouw organisatie. Door middel van E-formulieren kunnen inwoners en bedrijven direct een melding, klacht of aanvraag in JOIN Zaaksysteem starten. De status hiervan kunnen ze volgen via een persoonlijke internetpagina, waarop ingelogd kan worden met DigiD. Daarnaast werken we momenteel aan ondersteuning van eHerkenning, zodat ook bedrijven de PIP kunnen gebruiken.
- Het moet voor iedere burger makkelijk en zonder hindernissen mogelijk zijn om een formeel elektronisch bericht te versturen.
Bij de ontwikkeling van E-Formulieren en de persoonlijke internetpagina hebben we rekening gehouden met de richtlijnen voor webtoegankelijkheid voor mensen met een (visuele) beperking, ook wel bekend als WCAG. Beide oplossingen zijn geoptimaliseerd op WCAG versie 2.1, niveau A en AA. Lees voor meer informatie de blog Decos zonder drempels.
Burgerberichten biedt bovendien de mogelijkheid om documenten in PDF te versturen, waarbij ook rekening wordt gehouden met de toegankelijkheidseisen voor PDF-bestanden. Om de betrouwbaarheid en integriteit van het document te kunnen waarborgen bieden we ook de mogelijkheid om documenten te voorzien van een digitale handtekening.
- De afzender van het formeel bericht moet altijd een ontvangstbevestiging krijgen.
In het webformulier van E-formulieren kun je instellen dat de afzender altijd een e-mailadres moet invullen. Dit mailadres wordt vastgelegd in de zaak die wordt aangemaakt na het indienen van het formulier. Vervolgens wordt een geautomatiseerde ontvangstbevestiging verzonden aan de indiener.
- De gegevens van een ingevuld web/contactformulier moeten altijd beschikbaar worden gesteld aan de verzender van het bericht.
Na het indienen van het formulier maakt JOIN E-formulieren automatisch een PDF van alle ingevulde gegevens. De indiener kan dit bestand direct downloaden. Daarnaast is de PDF in te zien via de Persoonlijke Internetpagina. Tot slot wordt de PDF met ingevulde gegevens ook opgeslagen als aanvraagformulier bij de aangemaakte zaak in het zaaksysteem.
We kunnen ons voorstellen dat je na het lezen van deze blog nog vragen hebt over de precieze invulling van deze nieuwe wet. Je kunt altijd contact opnemen met je accountmanager. Die neemt jouw situatie graag onder de loep.
