De trend is duidelijk: binnen de overheid wordt steeds meer gewerkt met taakspecifieke applicaties. Dat is prettig voor de eindgebruiker, maar het gevolg is dat informatie zich verspreidt over verschillende systemen, zoals een financieel, contractbeheer- of assetmanagementsysteem. De uitdaging: diezelfde gegevens moeten altijd en overal beschikbaar zijn, gemakkelijk uit te wisselen en veilig opgeslagen. En dan is er ook nog de Archiefwet…
Technisch is er heel veel mogelijk. Zelfs zo veel dat je misschien door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom geven we vier voorbeelden van onlangs gerealiseerde koppelingen, die ook voor jouw organisatie relevant kunnen zijn.
1. JOIN als archief voor het sociaal domein
De Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Participatiewet, de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en de Wet passend onderwijs schrijven voor dat gemeenten verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van taken in het sociaal domein. Daar komt informatie uit voort in taakspecifieke applicaties. JOIN kan zorgen voor een wetmatige archivering, maar daar is wel een koppeling voor nodig.
Voor verschillende klanten hebben wij bijvoorbeeld StUF-ZKN-koppelingen gerealiseerd tussen JOIN en ZorgNed. Gemeenten gebruiken ZorgNed voor meerdere processen in het sociaal domein, in het bijzonder voor WMO en jeugdzorg. Het resultaat is een informatiehuishouding waarbij je als gemeente nooit het overzicht verliest.
2. Start een zaak via een online formulier
E-formulieren maken het werk van gemeenten efficiënter. De inwoner of ondernemer levert immers zelf de benodigde informatie aan in de juiste invulvelden.
Als alles goed gaat, is een strakker communicatieproces het resultaat. Maar wanneer de webformulieren terechtkomen in de mailbox van de administratie, kost dat nog steeds handwerk en dat is foutgevoelig. In de ideale situatie worden formulieren rechtstreeks in het zaaksysteem verwerkt. Daarvoor bieden wij onze oplossingen E-Formulieren, maar we geven organisaties ook de vrijheid om zelf een formulierenoplossing te kiezen en te koppelen. Zo hebben wij onlangs nog Open Formulieren gekoppeld aan JOIN, op basis van StUF-ZKN.
3. Aan de slag met de Omgevingswet
Voor een goede werking van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is het van belang dat de landelijke voorzieningen worden aangesloten op software binnen je organisatie. Dat gaat veelal om taakspecifieke applicaties, zoals een VTH-systeem. Maar ook JOIN kan hierin een rol spelen. Decos ondersteunt jouw organisatie daar uiteraard bij, en wel met de volgende koppelingen.
De 'Standaard Aanvragen en Melden' (STAM-koppeling) beschrijft de koppelvlakken die een rol spelen bij het indienen van een vergunningsaanvraag of een melding in het Omgevingsloket. Dit maakt het mogelijk om een aanvraag, inclusief bijbehorende bestanden, te laten ‘landen’ in JOIN Zaak & Document. Ook worden wijzigingen of intrekkingen die binnenkomen in het Omgevingsloket via de STAM-koppeling verwerkt in JOIN.
Het DSO beschikt over de mogelijkheid om samen te werken aan bijvoorbeeld vergunningsaanvragen met ketenpartijen, zoals veiligheidsregio’s, waterschappen en omgevingsdiensten. Dit gebeurt bij voorkeur vanuit het zaak- of vergunningensysteem van je eigen organisatie. Hiervoor werken wij momenteel aan een DSO-SWF-koppeling.
4. Vergunningen voor kabels en leidingen in JOIN
LTC Smart Workflows is het low-code platform van Andes voor het optimaliseren en automatiseren van werkprocessen. Gemeenten gebruiken LTC onder meer als systeem voor het ondersteunen van alle processen die te maken hebben met het plannen, vergunnen, uitvoeren en administratief afhandelen van werkzaamheden aan ondergrondse kabels en leidingen.
Een StUF-ZKN-koppeling tussen JOIN en LTC stelt de gebruiker in staat om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van beide applicaties. Een aanvraag bij de gemeente voor een kabel- of leidingvergunning wordt via de vakapplicatie ingediend en wordt in JOIN opgeslagen en gearchiveerd; zo zijn de gegevens centraal beschikbaar binnen de organisatie.
Ga de verbinding aan!
Op het gebied van koppelingen is veel mogelijk. Maar het mooiste van alles is wel dat de mogelijke integraties eindeloos zijn. Naast de meer dan zestig koppelingen die we ‘op de plank’ hebben liggen en eventueel aan jouw situatie kunnen aanpassen, maakt onze data-integrator bijna elke integratie met een andere applicatie mogelijk. Op die manier reduceren we samen met jou de complexiteit van de informatiehuishouding binnen jouw organisatie, waardoor het beheer en de werkdruk verminderen. Ga je met ons de verbinding aan?
