Informatie uit JOIN aanbieden aan externen? Vier praktijkvoorbeelden van JOIN Portaal

Hoe laat je collega’s en externen zonder toegang tot JOIN alsnog profiteren van de voordelen van een zaaksysteem en DMS? JOIN Portaal is het antwoord. Laagdrempelige toegang en toch een gestructureerd proces. Aan de hand van vier scenario’s laten we zien wat de mogelijkheden zijn.

Doordat organisaties de laatste jaren fors hebben ingezet op digitalisering, groeit de hoeveelheid waardevolle informatie in het DMS/Zaaksysteem. Steeds meer gegevens die voor meerdere afdelingen interessant zijn, staan in JOIN.

Snel, simpel en accuraat informatie terugvinden vanuit JOIN, voor interne én externe stakeholders, is dan ook een wens die we vaak van klanten horen. Lang niet alle belanghebbenden hebben echter de beschikking over een JOIN-gebruikerslicentie of zijn “bekend” binnen de Active Directory van de organisatie. Tel daarbij op dat JOIN een oplossing is die je echt moet leren kennen, terwijl sommige gebruikers maar enkele keren per jaar gegevens uit het systeem nodig hebben. Stuk voor stuk overwegingen die ons brachten tot de ontwikkeling van een schil rondom JOIN die toegang tot informatie geeft aan derden: JOIN Portaal.

Wat is JOIN Portaal?

Met JOIN Portaal wordt het mogelijk om documenten en dossiers vanuit JOIN beschikbaar te stellen aan diverse belanghebbenden, zowel binnen als buiten de organisatie. Zo wordt het dus mogelijk voor een medewerker, bedrijf, klant of ketenpartner om hun eigen gegevens en/of documenten te raadplegen op een extern portaal. Op JOIN Portaal is het ook mogelijk om zelf gegevens te wijzigen of documenten te uploaden naar de achterliggende JOIN-omgeving. In JOIN Portaal zelf wordt geen informatie opgeslagen. 

Maar wat heb je daar in de praktijk aan?

Dat klinkt mooi, maar we horen je al vragen: hoe moet ik me dat in de praktijk voorstellen? Eigenlijk zijn de mogelijkheden eindeloos; elke organisatie die op een slimme en veilige manier vanuit het zaaksysteem met externen wil communiceren, kan profiteren van JOIN Portaal. We laten een aantal scenario’s de revue passeren:

1.    Belangrijke documenten toegankelijk maken
Een school die een online omgeving voor personeel wil inrichten, kan dat doen met JOIN Portaal. Hierin vinden medewerkers alle documenten die ze in hun dagelijkse werk nodig hebben, zoals formulieren rondom online examineren, handboeken en beleidsstukken. Doordat de documenten rechtstreeks worden opgehaald uit het DMS, downloaden zij altijd de meest recente versie van het document; deze kunnen ze vervolgens op een eigen pc/device bewerken.

Anders dan bij SharePoint is er geen gepuzzel rondom rechten; het voordeel ten opzichte van de ouderwetse ‘gedeelde schijf’ is dat medewerkers zelf geen bewerkingen mogen doen binnen de omgeving. Geen onduidelijkheid over documentversies dus.

2.    Klachtenprocedures stap voor stap
Juridische processen met veel stappen en stakeholders zijn uitermate geschikt voor JOIN Portaal. Neem bijvoorbeeld een student die bezwaar wil maken tegen een beslissing van zijn universiteit, bijvoorbeeld over toelating tot de bachelor.

De student gaat naar een eigen portaal en vult daar een formulier in, dat vervolgens een workflow in JOIN activeert. Ook ondersteunende documenten deelt hij via dit portaal, zodat er niet heen en weer gemaild hoeft te worden.

De examencommissie heeft haar eigen portaal binnen hetzelfde systeem. Dat is de plek waar deze haar bijvoorbeeld haar verslag van minnelijke schikking kan indienen. In het geval van hoorzitting, kunnen commissieleden hier documenten inzien en zich voorbereiden op de hoorzitting. Na de hoorzitting wordt het portaal weer opengezet, zodat de voorzitter het besluit of advies kan redigeren.

Tijdens dit hele proces kan de student de voortgang van zijn zaak volgen in zijn eigen portaal, waarin tot slot ook het besluit of advies beschikbaar wordt gesteld.

3.    Cursusaanbod voor medewerkers
‘Een leven lang leren’, dat is steeds vaker het devies binnen organisaties die zich willen blijven ontwikkelen. Maar hoe minimaliseer je de administratieve belasting die bij het aanbieden van cursussen komt kijken?

Ook hier kan JOIN Portaal een rol spelen. De (externe) cursusaanbieders hebben toegang tot JOIN Portaal en kunnen een nieuwe cursus toevoegen of een bestaande cursus aanpassen. De medewerkers van de organisatie, bijvoorbeeld een gemeente of zelfstandig bestuursorgaan (zbo), kunnen via JOIN Portaal door het cursusaanbod scrollen. Als ze een aanvraag doen, wordt die automatisch geregistreerd in JOIN. Het frontoffice heeft er geen omkijken naar.

4.    Wijzigen van administratieve gegevens
Om hun taken te kunnen uitvoeren, verzamelen en verwerken zbo’s de gegevens van personen en organisaties. Een voorbeeld is het Bureau Architectenregister, dat bijhoudt wie zich in Nederland architect mag noemen. Voor deze en andere zbo’s ontstaan al snel grote administratieve lasten door een opeenstapeling van kleine handelingen, zoals een adreswijziging of het opvragen van gegevens.

Ook hier komt JOIN Portaal te hulp. Een ingeschrevene gebruikt zijn eigen online omgeving om bijvoorbeeld NAW-gegevens aan te passen of een bewijs van inschrijving aan te vragen. Ook hier worden de aanpassingen direct in JOIN doorgevoerd. Daarnaast stelt het Portaal het bewijs van inschrijving met de nieuwe gegevens geautomatiseerd op, waarna het naar de ingeschrevene wordt opgestuurd. Een notificatie aan de administratief medewerker, ten behoeve van een extra controle, is optioneel. JOIN Portaal doet dus al het handwerk, zonder tussenkomst van een medewerker.

- Bekijk ook de video: JOIN Portaal bij Bureau Architecten register - 

Zelf aan de slag?

Heb je een vergelijkbare uitdaging die doet denken aan een van deze scenario’s? Of wil je de kennisuitwisseling binnen een heel ander proces verbeteren? Wij zijn ervan overtuigd dat we JOIN Portaal zó kunnen inrichten dat jouw informatiehuishouding slimmer en efficiënter wordt.

En last but not least: we kunnen het uiterlijk van de omgeving volledig aanpassen aan jouw huisstijl, zodat je herkenbaar communiceert met al je stakeholders.

Twijfel je nog of JOIN Portaal processen binnen jouw organisatie kan versoepelen? Jouw accountmanager denkt graag met je mee.