“Data is het nieuwe goud.” In het bedrijfsleven is die zin inmiddels een cliché. Maar binnen de overheid herken je wellicht nog niet altijd de waarde van alle gegevens die zich in het (zaak)systeem bevinden. We zetten 4 voorbeelden op een rij waarin JOIN nuttige inzichten biedt.
Ongetwijfeld ken je wel de blogs of krantenartikelen die enorme vergezichten schetsen over Business Intelligence (BI). Prachtige verhalen over de combinatie van kunstmatige intelligentie en Big Data die nieuwe businessmodellen mogelijk maken. Dit soort toekomstmuziek volgen we met veel interesse, maar in dit artikel beginnen we bij het laaghangende fruit.
Met andere woorden: welk profijt trek je morgen al uit de data binnen je systemen? Wat is er allemaal mogelijk als je JOIN koppelt aan een BI-tool als Microsoft Power BI, Cognos Analytics of Qlik Sense? Met de volgende voorbeelden brengen we je misschien op vruchtbare ideeën.
Scenario 1: Optimaliseer de personeelsbezetting
In tijden van personeelskrapte is het optimaal benutten van medewerkers cruciaal. Door in de data te duiken beantwoord je vragen als:
- Hoeveel dossiers staan er nu open, vergeleken met vorige week?
- In welke periode laten subsidieaanvragen een piek zien?
- Hoeveel zaken worden afgehandeld per termijn en is dat volgens de gemaakte afspraken?
Op basis van de uitkomsten kun je werkroosters en taakverdelingen finetunen. Ook het inhuren van flexwerkers kun je aan de hand van deze data verantwoorden.
Scenario 2: Verbeter het werkproces
BI-tools bieden overzichtelijke dashboards. Daarin kun je per afdeling grafieken bijhouden over openstaande dossiers, hun doorlooptijd en nog veel meer statistieken. Ook per medewerker kun je prestaties meten. Kortom, het ideale hulpmiddel om het proces efficiënter te maken en het team aan te sturen.
Scenario 3: BI als extra check
De dashboards in een BI-oplossing helpen niet alleen bij het beter managen van werkprocessen; je kunt ze ook gebruiken om andere patronen te herkennen. Maak bijvoorbeeld staafdiagrammen waarin je de soorten van vergunningaanvraag koppelt aan de branche. Waarom is dat nuttig?
Stel, bedrijven in de metaalindustrie vragen een horecavergunning aan. Gebeurt dit een enkele keer, dan is nader onderzoek op z’n plek: is hier sprake van een innovatief concept of gebeurt er iets wat het daglicht niet kan verdragen?
Vragen metaalbedrijven stelstelmatig horecavergunningen aan, dan is de kans groot dat er iets misgaat in het aanvraagproces. Wellicht is er een webformulier dat verkeerd wordt vertaald naar het systeem.
Scenario 4: Inzicht in klachtenregistraties
Veel van onze klanten gebruiken JOIN voor de interne bedrijfsvoering. Denk daarbij aan het vastleggen van klachten. Blijkt uit de data dat vooral in januari het kantoor/de school/het ziekenhuis als te koud wordt ervaren en in juli als te warm? Dan is dat waardevolle input voor de gebouwbeheerder. Kom je tot de ontdekking dat er onnodig wordt gestookt, dan levert dit ook een kostenbesparing op.
JOIN koppelen aan een BI-tool?
Als gebruiker van JOIN heb je vaak jaren aan data tot je beschikking waarin je kan grasduinen. Om een betrouwbare koppeling te leggen tussen de data binnen de organisatie en BI-tools zoals Microsoft Power BI of Cognos, ontwikkelen we op dit moment een API voor BI-toepassingen. Deze API is aangesloten op een kopie van je database, zodat een zware query geen performanceproblemen veroorzaakt in de productie-omgeving.
Naar verwachting is deze API vanaf mei dit jaar beschikbaar. Wellicht hebben we je met bovenstaande voorbeelden geïnspireerd om schatten te zoeken in de goudmijn die JOIN heet. Uiteraard denken we graag met je mee, of het nu gaat om organisatiedoelen of het inrichten van een dashboard.
