Soep eten met een vork. Je tanden schoonmaken met een lucifer. Gevoelige documenten delen per e-mail... Het zijn allemaal voorbeelden van het verkeerd gebruiken van instrumenten, met alle risico’s van dien. En dat terwijl voor al die zaken gewoon passend gereedschap bestaat, dat hiervoor speciaal is ontwikkeld.
Ook bij digitaal samenwerken is het belangrijk om het juiste gereedschap te gebruiken. Door verordeningen en wetten als de AVG en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) luistert het omgaan met persoonsgegevens en het bijhouden van wie waar toegang toe heeft gehad erg nauw.
Samenwerktools op een rijtje
Met dit in ons achterhoofd hebben wij JOIN Samenwerken ontwikkeld. Hier onder zetten we de mogelijkheden op een rijtje en maken we de vergelijking met andere tools die veel worden ingezet voor samenwerken:
- Wordt de viewer niet goed weergegeven? Download dan de pdf -
Het belang van zorgvuldig documentbeheer
In een tijd waarin de mogelijkheden om documenten te delen eindeloos zijn, ontstaat dus snel de vraag: hoe deel je op een compliant en veilige manier bestanden en documenten?
Een voorbeeld: je laat een WMO-verzoek zien aan een aantal externe experts. Hoe verleidelijk is het niet om even een mailtje te sturen of het document te delen via bijvoorbeeld Microsoft Teams? Maar daarmee loop je niet alleen kans op datalekken, de ellende wordt nog groter als de inwoner besluit een Wob-verzoek in te dienen. Want waar is bijgehouden wie het document hebben ingezien en waar deze personen het hebben opgeslagen?
De basisvoorwaarden van samenwerken geregeld
JOIN Samenwerken is een instrument dat speciaal ontworpen is om bestanden veilig tussen organisaties te delen en hier aan samen te werken. Daarom voldoet JOIN Samenwerken aan wat wij zien als de vier basisvoorwaarden van samenwerken:
- Je behoudt overzicht en regie
Je kunt de rechten per ontvanger instellen. Bijvoorbeeld wie mag het document alleen bekijken? Of wijzigen? Of wat dacht je van downloaden? Bovendien kan je eenvoudig samenwerkingspartners toevoegen en verwijderen.
Stel, je zit in een samenwerking en een teamlid valt plotseling uit door ziekte. Met JOIN Samenwerken voeg je eenvoudig een nieuw teamlid toe die in één keer toegang heeft tot alle bestanden en alle bijbehorende discussies.
- Geen twijfel over veiligheid
Alle documenten staan in één veilig platform. Internen loggen in met hun eigen account op basis van Single sign-on, externen identificeren zich met tweestapsverificatie.
En gaat iemand uit dienst? Je verwijdert die persoon uit de samenwerking en hij kan niet meer bij de gedeelde bestanden. Er blijft dus niets in een mailbox hangen.
- Goed geregelde archivering
Als de samenwerking wordt afgerond, wordt alles automatisch teruggeschreven naar het zaaksysteem, inclusief audit trail waarin je ziet wie op welk moment aan de documenten heeft gewerkt. - Voor iedereen te gebruiken
We hebben onze oplossing ontwikkeld in nauwe samenwerking met de dienst Metro en Tram van de gemeente Amsterdam. Het samenwerkingsproces is voortgekomen uit diverse tests met de medewerkers van deze dienst, zodat alle stappen voor iedereen logisch en toegankelijk zijn.
Ben je nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van JOIN Samenwerken bij jouw organisatie? Plan dan een online demo.
