Als klant van Decos gebruik je waarschijnlijk het zaaksysteem voor tal van interne processen. Maar zodra je samenwerkt met externe partijen, ben je al snel aangewezen op het delen van losse bestanden. Met JOIN Samenwerken maken we hier een eind aan en bieden we een gestructureerde manier van samenwerken aan bestanden met interne en externe partijen.
“Wat voegt JOIN Samenwerken toe naast Microsoft 365?”
Dat krijgen Decos-collega’s nog wel eens te horen wanneer ze enthousiast vertellen over onze nieuwe oplossing JOIN Samenwerken. In deze blog geven wij antwoord op die vraag.
Microsoft 365 is voor veel organisaties onmisbaar. In combinatie met JOIN Samenwerken haal je nog meer waarde uit deze oplossing. Eerst een opfrisser, voor wie niet onze blogs en webinars volgt: wat is JOIN Samenwerken ook alweer?
JOIN Samenwerken in het kort
Bij het samenwerken met interne en externe partijen gaan veel documenten en commentaren over en weer via e-mail. Dat levert vaak een brei van bestanden op, ieder in een andere versie. Bovendien weet je niet goed wat er met deze bestanden gebeurt. Met wie worden ze gedeeld? En als iemand plotseling wegvalt, kom je ook niet meer bij zijn/haar bestanden.
Wij vinden dat dat makkelijker kan. Daarom is JOIN Samenwerken ontwikkeld, in samenwerking met een klant die iedere dag enorm veel documenten deelt: de afdeling Metro en Tram van Gemeente Amsterdam.
Met JOIN Samenwerken kun je in een gebruiksvriendelijke omgeving samenwerken aan documenten uit het zaaksysteem. Je selecteert de juiste bestanden, bepaalt met wie je wilt samenwerken (personen binnen en buiten jouw organisatie), hoe lang de samenwerking duurt en wie welke rechten krijgt. Vervolgens kan iedereen aan de slag, maar behoud jij altijd de regie!
Maar we hebben toch Microsoft 365?
Inderdaad, veel gemeenten werken met SharePoint (onderdeel van Microsoft 365) om documenten te delen. En ook met Microsoft 365 kunnen meerdere gebruikers gelijktijdig in hetzelfde bestand werken. Deze manier van werken staat volledig los van het zaaksysteem. Veel van onze klanten lopen tegen de uitdaging aan dat er losse bestanden worden gedeeld, waardoor er toch weer aparte documentstromen worden opgestart en nieuwe versies buiten het zaaksysteem gaan ontstaan. Om nog maar niet te spreken over het ontbreken van een volledige audit trail.
JOIN Samenwerken combineert het beste van twee werelden: je start direct vanuit het zaaksysteem een samenwerking, waarbij al je bestanden overzichtelijk bij elkaar staan en je zelf bepaalt wie er in mag, hoe lang de samenwerking beschikbaar is en wie welke rechten heeft. Microsoft 365 is volledig geïntegreerd met JOIN Samenwerken. Hierdoor werk je in de bekende omgeving van Word, Excel of PowerPoint aan je documenten. Daarnaast worden ook andere bestandstypen ondersteund, zoals PDF's en werken we aan de ondersteuning van CAD-bestanden.
Is de samenwerking klaar? Met een druk op de knop schrijf je de documenten inclusief audit trail weer terug naar het zaaksysteem. Zo blijft alles netjes bij elkaar.
Dit kwartaal gaat Metro & Tram live met JOIN Samenwerken. We laten graag zien hoe onze nieuwe oplossing ook jouw organisatie effectiever en toegankelijker kan maken.
