In het samenwerken met interne en externe partijen gaan veel documenten en contact over en weer via e-mail. Dat levert vaak een brei van bestanden op, elk in andere versies. Herkenbaar? Dit kan makkelijker! Daarom ontwikkelen wij in samenwerking Metro en Tram (onderdeel van de gemeente Amsterdam) JOIN Samenwerken. Kijk de webinar, inclusief demo, terug en je komt er alles over te weten!
Maar liefst 83 procent van de Decos-achterban gebruikt e-mail om mee samen te werken. Dat bleek tijdens de eerste poll tijdens het webinar over JOIN Samenwerken. We weten allemaal dat dit eigenlijk ongewenst is. Zodra je de mail hebt verstuurd, ben je de regie over het document kwijt. Je weet niet waar het wordt gedistribueerd, hoe vaak dit gebeurt en wat de aanpassingen aan het document zijn.
Waarom JOIN Samenwerken?
Dit besef is ook doorgedrongen bij talloze (lokale) overheden. Hun wens: de digitale samenwerking beter faciliteren, maar wel passend bij de wet- en regelgeving. Dat is een verhaal dat steeds weer terugkomt tijdens klantgesprekken, vertelde Decos-accountmanager Bastiaan Kuiters tijdens de webinar. Ook in aanbestedingen wordt hiernaar gevraagd.
“In de praktijk worden tools nog op een ‘illegale’ manier gebruikt,” zei Bastiaan. Dus: zonder dat wordt voldaan aan de eisen van veiligheid en de Archiefwet. Dat moest anders. Bastiaan: “Wij willen producten en oplossingen maken die voldoen aan de wensen van onze klanten.”
Dus ging een team van Decos aan de slag met een usecase, in nauwe samenwerking met de Metro en Tram van de stad Amsterdam. Als opdrachtgever, beheerder en eigenaar van de tram- en metro-infrastructuur van de gemeente, waaronder het project Noord/Zuidlijn, heeft de organisatie te maken met tal van bedrijven, van een kleine onderaannemer tot een groot bouwbedrijf.
De medewerkers van Metro en Tram hadden een duidelijke wens: ze wilden op een gestructureerde manier met alle externe partijen kunnen samenwerken zonder dat iedereen een zaak- en documentsysteem hoefde aan te schaffen. Decos werd in de arm genomen om in nauwe samenwerking met de organisatie naar een oplossing te zoeken.
Na een inspirerende design sprint – een week van brainstormen en discussiëren volgens het stramien van Google Ventures - kreeg de oplossing duidelijke contouren: het moest een aan JOIN gekoppeld platform worden waarmee je documenten kunt delen, bewerken en becommentariëren. JOIN Samenwerken werd de naam voor de oplossing.
Hoe werkt JOIN Samenwerken?
Tijdens de webinar gaf product owner Kees Essaadi een demo van het nieuwe Decos-product. Daaruit bleek hoe eenvoudig JOIN Samenwerken in gebruik is. Als gebruiker start je een samenwerking op, waarvoor je een of meer documenten uit JOIN ophaalt, en voeg je een persoon toe. Zoals Kees liet zien, kon je nog een persoonlijke boodschap toevoegen à la: “Hoi Noelle, kun je even kijken naar hoofdstuk 2?”
Het mooie is dat externe partijen geen JOIN of ander zaaksysteem nodig hebben om te kunnen profiteren van de voordelen van JOIN Samenwerken. De persoon met wie het document is gedeeld, krijgt een e-mail met een link naar JOIN Samenwerken, waarop hij of zij kan inloggen en - afhankelijk van de vraag en toegekende rechten - het document kan bewerken of van commentaar voorzien. Indien gewenst kan ook live in het document worden samengewerkt.
Het afsluiten van de samenwerking kan op twee manieren, ofwel op een vooraf vastgestelde datum óf handmatig door degene die de samenwerking heeft opgestart. Op dat moment wordt een pdf gegenereerd met daarin alle commentaren die zijn gegeven; op het gebied van een audit trail ben je volledig compliant.
Dit alles gebeurt superveilig. JOIN Samenwerken is namelijk gebouwd op een van de meest moderne technologieën, met gebruik van beveiligde verbindingen en twee-factorauthenticatie. Dus ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voldoe je.
Wanneer wordt JOIN Samenwerken gelanceerd?
Eind september wordt JOIN Samenwerken in de testomgeving van Metro en Tram geplaatst. Samen met de medewerkers gaan we de oplossing uitgebreid testen. Daar zal een verbeterde tweede versie uitkomen, die wellicht ook jouw organisatie ten goede kan komen.
Medio 2021 willen we live gaan met de eerste klanten. Ondertussen gaan we graag al een vrijblijvend gesprek met je aan. We bespreken graag met je hoe JOIN Samenwerken jouw organisatie effectiever kan maken.
.
