Wat is e-depot?

De digitale archiefbewaarplaats is het e-Depot: een specifiek systeem voor langdurige digitale bewaring bij een regionale archiefbewaarplaats. Deze e-Depots zijn landelijk in opkomst en zijn steeds meer in staat om op basis van standaarden de digitale archiefbescheiden van gemeenten in ontvangst te nemen.

Volgens de regels in het archiefrecht moeten documenten en dossiers na uiterlijk twintig jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Voor digitale archieven is dat iets nieuws.
Om twee redenen: omdat er nog niet veel digitale bescheiden zijn die twintig jaar oud zijn, en omdat er nog niet veel digitale archiefbewaarplaatsen zijn.

 

Van groot belang voor de geautomatiseerde export

Er is lang aan deze standaarden gewerkt. In 2013 is de TMLO standaard voor metadata gepubliceerd, waarin is vastgelegd welke gegevens voor archivering moeten worden opgeslagen. Die standaard zegt echter niets over de technische uitwisseling met het e-depot, noch ook over de wijze waarop de bestanden voor aanlevering moeten worden gestructureerd. Praktisch gezien kun je je voorstellen dat bestanden in één map geplaatst kunnen worden of in een map per dossier. Een klein verschil, maar voor de techniek van een geautomatiseerde export van groot belang. Iets vergelijkbaars geldt voor de metadata: we weten welke velden er in moeten, maar niet in welke structuur dat aangeleverd moet worden – waarbij je kunt denken aan een XML met opmaak, JSON of zelfs CSV.

Helaas bleek in de praktijk dat juist deze praktische kanten van de uitwisseling met een e-Depot niet waren afgesproken. Juist omdat het bij zo’n overbrenging over duizenden dossiers kan gaan, zijn de details van belang. Met die volumes is het immers ondoenlijk om handmatig een import voor het e-Depot klaar te zetten.

 

JOIN Zaaksysteem en e-Depot

De standaarden zijn er nog niet, maar inmiddels heeft de praktijk de theorie ingehaald. Decos heeft een aantal pilots uitgevoerd bij regionale archiefinstellingen om te bepalen wat de meest pragmatische uitwisseling zou moeten zijn. Daar kwam uit dat er grofweg twee methoden zijn: RIP en Sidecar. Decos heeft voor JOIN Zaaksysteem een geautomatiseerde export op basis van RIP gebouwd.

 

Zelf aan de slag

In de komende maanden wordt er getest, en wordt een eerste daadwerkelijke export verwacht van een grote collectie bouwvergunningen naar een e-Depot. In deze maanden willen wij niet alleen technische ervaring opdoen met de koppeling, maar vooral ook in de praktijk ervaren wat er bij digitale overbrenging komt kijken.

In de komende jaren zal dit onderwerp steeds belangrijker worden, naarmate er steeds meer archiefbescheiden zullen zijn die altijd al digitaal waren, nog afgezien van de bescheiden die digitaal zijn geworden dankzij (archiefrechtelijke) vervanging. Zoals je gewend bent van Decos als RMA-leverancier zullen wij hier met volle aandacht aan werken.

Voor de technische details over deze export kun je contact opnemen met Frans Dondorp.

 

Frans cirkelFrans Dondorp, Privacy specialist 
f.dondorp@decos.com