Bestuursorganen (zoals gemeenten en waterschappen) zijn sinds 1 juli verplicht alle officiële bekendmakingen online te publiceren. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe ga je bijvoorbeeld om met persoonsgegevens? In dit artikel zetten we op een rijtje waar je op moet letten bij de uitvoering van de Wet elektronische publicaties.
Op 1 juli is de Wet elektronische publicaties (WEP) ingegaan. Deze wet verplicht overheidsinstellingen om alle officiële publicaties online te zetten via de website officielebekendmakingen.nl.
Het doel is om inwoners zo goed mogelijk te informeren over besluiten die impact hebben op hun leefomgeving. Op die manier kunnen ze desgewenst tijdig hun recht van inspraak uitoefenen. Voor gemeenten geldt dat de bekendmakingen die vroeger in het (digitale) gemeenteblad werden gezet, nu op één centraal punt online komen.
Wat zijn officiele bekendmakingen?
Er zijn tal van stukken die onder de noemer ‘officiële bekendmakingen’ vallen. Als we ons even beperken tot de gemeenten, dan gaat het om:
- Algemeen verbindende voorschriften (zoals verordeningen)
- Besluiten van algemene strekking (aanwijzingsbesluiten, beleidsregels en projectplannen)
- Kennisgevingen over beschikkingen, zoals het verlenen van vergunningen.
Wat betekent de WEP concreet voor de gebruiker van onze software?
Documenten voorbereiden op publicatie
Van de hierboven genoemde officiële bekendmakingen zijn het met name de vergunningverleningen die een belangrijke rol spelen in de werkstroom van onze gebruikers. Veel gemeenten zetten JOIN in om het vergunningenproces te stroomlijnen. De nieuwe wet vereist dat de vergunningverleningen voortaan openbaar gemaakt worden.
De eerste uitdaging die daarbij komt kijken, zijn de persoonsgegevens die zulke documenten bevatten. Dat kan de naam van een inwoner zijn die een verbouwing op zijn terrein doet, maar ook die van een behandelend ambtenaar. In beide gevallen is de privacy in het geding. Dus voordat je kunt publiceren, moet je overgaan tot anonimiseren.
Zoals we in dit artikel over de Wet open overheid beschrijven, kan dat niet alleen arbeidsintensief zijn, anonimiseren gaat ook nog wel eens mis. Zo wordt soms een zwarte balk over een naam in een PDF geplakt om de letters onzichtbaar te maken. Maar met een paar simpele handelingen is de tekst dan weer terug te halen.
Wat je nodig hebt is een efficiënte oplossing die informatie voorgoed weghaalt. Voorbeelden van oplossingen die aan deze eisen voldoen zijn DataMask, BM Dataprotector en OCTOBOX Anonimiseren. Op donderdag 9 december organiseren we een webinar over deze nieuwe module.
Automatisch online publiceren
De tweede uitdaging die je als JOIN-gebruiker hebt is: hoe krijg je de documenten op de centrale website? Dat kan handmatig via DROP. Deze applicatie, die staat voor Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties, leidt je met behulp van een wizard door het publicatieproces van regelingen, zodat de kans op fouten klein is. Afhankelijk van de werklast kan dit proces wel arbeidsintensief zijn.
Daarom werken we aan een koppeling tussen JOIN en DROP, waarmee officiële bekendmakingen met een paar muisklikken gepubliceerd kunnen worden. We zijn hiervoor op zoek naar overheidsinstellingen die dit proces met ons willen vormgeven. Wil je dus aan de slag met automatische online publicaties naar DROP? Laat het ons dan weten!
Aan de slag met de DROP-koppeling?
