Wat betekent de Wet open overheid (Woo) voor informatiespecialisten?

De publieke sector moet transparanter worden en daarom wordt volgend jaar de Wet open overheid (Woo) in het leven geroepen. Het gevolg: overheden moeten veel meer documenten vrijgeven, en dat kan wel eens een uitdaging worden. Bijvoorbeeld als het gaat om het (niet) delen van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie. 

De roep om een transparante overheid wordt steeds luider, juist omdat de praktijk soms een heel ander beeld geeft. Demissionair minister-president Rutte beloofde beterschap en het vermoeden is dat een transparante overheid een speerpunt van het nieuwe kabinet wordt.

Invoering van de Wet open overheid (Woo)

Vooruitlopend daarop wordt volgend jaar, als alles volgens plan verloopt, de Wet open overheid (Woo) ingevoerd. Deze wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo is de opvolger van Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het bijzondere aan de nieuwe wet is dat deze voorschrijft dat diverse overheidslagen zelf actief informatie openbaren. Bij de Wob is de burger aan zet; die moet zelf een zogeheten Wob-verzoek doen.

Wat de invoering van de Woo in de praktijk betekent? Gemeenten zullen nog meer documenten moeten vrijgeven, terwijl het momenteel al een flinke klus is alle Wob-verzoeken bij te benen. Ter illustratie: de gemeente Amsterdam krijgt nu al zo’n 500 Wob-verzoeken per jaar binnen. Inmiddels duurt het afhandelen van de verzoeken gemiddeld vijf keer langer dan is vastgelegd in de wet, meldt AT5.

Geen persoonsgegevens delen

Een van de grote uitdagingen bij het publiceren van informatie, is het onzichtbaar maken van persoonlijke en/of vertrouwelijke informatie. Bedenk dat één verzoek kan resulteren in het vrijgeven van honderden pagina’s. Die moeten allemaal worden doorzocht op gevoelige informatie, zoals de namen van inwoners. Privacy is een onvervreemdbaar recht van de burger en de overheid moet alles in haar macht doen om bij het openbaar maken van documenten geen persoonsgegevens van derden te delen. Niet voor niets voorziet de AVG in hoge boetes voor datalekken.

Dit gaat nog wel eens mis. Zo wordt soms een zwarte balk over een naam in een PDF geplakt om de letters onzichtbaar te maken. Maar met een paar simpele handelingen is de tekst dan weer terug te halen. Vorig jaar nog ging een provinciaal politiekorps de fout in bij het versturen van een afwijzing van een Wob-verzoek: de naam van de ontvanger werd met bovenstaande methode ‘weggelakt’ en de brief werd online gezet. Omdat het om een gevoelige zaak ging – het verzoek zou zijn gedaan namens een haataccount op Twitter – is het eerder geluk dan wijsheid dat deze lek niet tot problemen heeft geleid.

Een effectievere methode om te anonimiseren is de volgende: je lakt informatie handmatig weg met Tipp-Ex of een zwarte stift en scant vervolgens het document. Dit is een effectieve maar helaas ook arbeidsintensieve methode.

Drie oplossingen om professioneel te anonimiseren

Minder arbeidsintensief is de inzet van de juiste software. En dan hebben we het niet over het lapmiddel van de zwarte balk geplakt in een PDF, maar over slimme oplossingen die aan twee eisen voldoen. Allereerst moet zo’n oplossing jouw medewerkers werk uit handen nemen doordat deze privacygevoelige velden herkent en deze geautomatiseerd kan verbergen.

Daarnaast moet eenmaal verborgen informatie voorgoed weg zijn; de tekst kan niet meer worden teruggehaald uit het document. Voorbeelden van oplossingen die aan deze eisen voldoen zijn CARP-E Anonymizer van TM7, DataMask en OCTOBOX Anonimiseren.

Anonimiseren met JOIN

Veel van de te publiceren stukken staan opgeslagen in het zaaksysteem. Om het publicatieproces te vereenvoudigen, werken we aan een koppeling tussen JOIN en CARP-E, DataMask en OCTOBOX. We kiezen bewust voor een koppeling en niet voor een eigen functionaliteiten, zodat we deze delicate kwestie overlaten aan de experts. Zo weet je zeker dat de geanonimiseerde gegevens écht zijn weggewerkt.

Deze module komt eind november beschikbaar. Zo ben je ruim op tijd voorbereid op de Wet open overheid. Heb je vragen over deze module of wil je er graag mee aan de slag? Laat het ons dan weten via deze pagina.