Vraag en antwoord: zes zaken die je moet weten over e-depots

Digitalisering biedt veel voordelen, maar soms brengt het ook uitdagingen met zich mee. Doordat opslagmedia en bestandsindelingen zich blijven ontwikkelen, bestaat de kans dat documenten na enkele jaren niet meer leesbaar zijn. De oplossing: een e-depot, een elektronische archiefvoorziening waarin informatie duurzaam bewaard wordt. In dit artikel behandelen we zes veel gestelde vragen over e-depots.

1. Wat is een e-depot?

De Archiefwet schrijft voor dat overheden informatie in goede, geordende en toegankelijke staat houden en bewaren. De informatie moet na maximaal twintig jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Voor gemeenten gaat het in veel gevallen om een regionaal archief.

Digitale informatie wordt duurzaam bewaard in een digitaal archief, een zogeheten e-depot. Organisaties binnen de Rijksoverheid die landelijk opereren, moeten hun archieven overdragen aan het E-depot van het Nationaal Archief. Voor gemeenten bestaan er regionale e-depots.

Soms is het zinvol om informatie eerder dan de verplichte twintig jaar over te brengen naar het e-depot. Het gaat dan om bestanden waarvan je vermoedt dat ze eerder al onleesbaar zullen worden. Wel hoort hier de kanttekening bij dat alleen data die echt gearchiveerd mogen worden in een e-depot thuishoren; het is niet een middel om makkelijk op te ruimen.

2. Welke informatie hoort thuis in een e-depot?

De Archiefwet is breed toepasbaar. De basis is dat alle informatie die overheidsorganisaties maken of ontvangen in het kader van hun publieke taken moet worden bewaard; dit geldt dus niet alleen voor vergunningen, bezwaarschriften en brieven, maar ook voor e-mails en chatberichten. En hoe zit het nu met sms’jes? Mag je die zomaar wissen, zoals onze premier deed? Zeker niet, maar hoe bewaar je die dan? Daar komt binnenkort een advies over.

Bij het netjes bijhouden van het archief moet je niet vergeten dat de AVG voorschrijft dat persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk mogen worden bewaard. Wanneer je als gemeente documenten niet tijdig vernietigt, spreek je daarom niet alleen van een overtreding op de Archiefwet, het is ook een overtreding van de AVG. Het niet tijdig vernietigen is een inbreuk op de privacy van de burger en moet dus altijd voorkomen worden.

3. Wanneer en hoe moet je informatie vernietigen?

Een zaak in behandeling heeft altijd een vooraf vastgestelde bewaar- en vernietigingstermijn. Zie de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) voor alle ins en outs. In JOIN kun je een vastgestelde selectielijst maken via het dossierveld Bewaartermijn. De vernietigingsfunctie borgt vernietiging zonder dat er sporen achterblijven. Bovendien kun je de vernietigingslijst opslaan en laten ondertekenen, zodat je altijd weet welke documenten zijn vernietigd.

4. Wat gaat er veranderen door de nieuwe Archiefwet?

Om digitale informatie beter bestand te maken tegen de tand des tijds wordt de Archiefwet gemoderniseerd. Die stamt immers uit 1995, naar digitale begrippen eeuwen geleden! De belangrijkste verandering: gemeenten en andere overheidsorganisaties hebben voortaan nog maar tien in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archief of e-depot. Bovendien moeten overheidsorganisaties al bij de creatie van bestanden zorgdragen voor een goede archivering. Naar verwachting gaat de zogeheten Archiefwet 2021 (genoemd naar het jaar van het oorspronkelijke voorstel) op 1 juli 2024 in.

5. Hoe ondersteunt Decos met het aansluiten op een e-depot?

De eisen rondom e-depots zijn in de afgelopen jaren gewijzigd en de kans bestaat dat dat vaker gebeurt. Daarom werken we aan een flexibele oplossing, die met deze onzekerheden kan meebewegen. De functie bestaat uit het aanmaken van overbrengingslijsten in JOIN Admin, het exporteren van de data in het gewenste formaat (dit kan verschillen per archief!) en het in JOIN vernietigen van de overgebrachte informatie.

6. Is er nog meer te vertellen over dit thema?

Jazeker! De komende jaren zal het overbrengen van data naar e-depots een belangrijk thema worden. De nieuwe Archiefwet kan houvast bieden, maar kennis van hoe software werkt blijft onmisbaar om knopen door te hakken. Het is aan te raden deze blog te blijven volgen voor het laatste nieuws, onder meer over de voortgang van de nieuwe Archiefwet.

Wil je verder de diepte in? Op donderdag 26 januari organiseren we in Noordwijk een sessie waarin wij met klanten in gesprek gaan over de wensen en ambities rondom aansluiten op e-depots. Ook vertelt Annemieke Sindorf, voormalig projectleider e-depots bij het Nationaal Archief, over haar ervaringen. Wil je hierbij zijn? Neem dan contact op met je accountmanager.