Door de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn veel organisaties op scherp gezet wat betreft (digitaal) archiveren en vernietigen. Maar ja, hoe doe je dit zo effectief en correct mogelijk?
Elke (lokale) overheid heeft een archief. De Archiefwet klinkt daarom vast niet onbekend in de oren. Iedere overheidsinstantie dient haar informatie op een goede manier te bewaren. In eerste instantie is dat belangrijk voor ieders eigen bedrijfsvoering, maar de andere kant van de medaille is: de publieke verantwoording, rechtsvinding en het cultuurhistorisch perspectief.
AVG vs. Archiefwet
Bij het netjes bijhouden van het archief moet niet worden vergeten de AVG voorschrijft dat persoonsgegevens net zo lang bewaard moeten worden als noodzakelijk. Wanneer je als gemeente documenten niet tijdig vernietigt, spreek je daarom niet alleen van een overtreding op de Archiefwet, het is ook een overtreding van de AVG. Het niet-tijdig vernietigen is een inbreuk op de privacy van de burger en moet dus altijd voorkomen worden.
De vernietigingsmodule binnen JOIN
Gelukkig biedt JOIN de juiste tool om data op een correcte manier te archiveren en, zodra dit van toepassing is, te vernietigen met de vernietigingsmodule. Wij merken dat de vraag naar hoe je - op een correcte manier - data digitaal archiveert en ook weer vernietigt, stijgt.
Binnen JOIN wordt er een hoop informatie verwerkt. Uiteraard hebben we het mogelijk gemaakt om daadwerkelijk te voldoen aan de Archiefwet en de AVG. Een deel daarvan heeft betrekking op je basisinformatie, de mogelijkheden om informatie vast te leggen die je nodig hebt om te kunnen vernietigen. Daarnaast hebben we in het beheergedeelte de mogelijkheid gecreëerd om stukken ook daadwerkelijk definitief te kunnen vernietigen.
Hoe gaat het vernietigingsproces binnen JOIN te werk?
We leggen het je graag uit! Het proces bestaat grofweg uit 5 stappen:- Je maakt een selectie van alles wat je wilt vernietigen.
- Alles van deze selectie komt op een vernietigingslijst te staan.
- Deze vernietigingslijst gaat de organisatie rond, met de vraag of iedereen het eens is met het vernietigingsvoorstel. Stukken die toch bewaard moeten worden, kunnen dan alsnog worden uitgesloten.
- Wanneer alle aanpassingen zijn verwerkt, dient er alleen nog een aantal handtekeningen te worden gezet. Dit kan digitaal.
- Je bent nu aangekomen bij de laatste stap: de daadwerkelijke vernietiging. Alle data in JOIN zijn - als je op de knop hebt gedrukt - ook echt weg. Het enige wat overblijft is een selectielijst waarop staat welke stukken vernietigd zijn.
Kun je wel wat opfrissing gebruiken?
Maakt jouw organisatie gebruik van het zaaksysteem van JOIN? Dan is het mogelijk om een training te volgen. Deze stemmen we vooraf af op de werkwijze binnen jouw organisatie.
Nieuwe medewerkers leren hoe archiveren binnen JOIN werkt. En met archiveren bedoelen we het vastleggen én uitwerken van de data. Voor mensen die al wel bekend zijn met JOIN, is de training aan te raden wanneer je nog niet alle ins en outs weet wat betreft het gebruikmaken van de verwijderingslijsten. Deze functie pas je niet vaak toe, meestal maar een keer per jaar. Wat opfrissing kan wellicht prettig zijn!
