Transparantie en controleerbaarheid zijn kernwaarden van de Nederlandse overheid. Dat betekent dus ook dat inwoners, bedrijven, historici en journalisten moeten kunnen nalezen waarom een besluit is genomen. Als het om digitale archieven gaat, is er wel een uitdaging: hoe zorg je ervoor dat documenten nog steeds zijn te raadplegen over vijf, tien of zelfs honderd jaar?
Bij het opruimen kom jij wellicht nog wel eens een oude floppydisk tegen. Je kunt er weinig mee, want de meeste apparaten hebben er geen aansluiting voor. Krijg je deze diskette toch aan de praat, dan is de kans groot dat de documenten zijn opgeslagen in een oud programma als WordPerfect. In het slechtste geval is het bestand verloren, in het beste geval is de tekst een brij geworden.
Wat zijn de DuTo-eisen?
Kortom, digitale informatie is vergankelijk. In de archiefwereld leidt dat al langere tijd tot discussies hoe je digitaal erfgoed bewaart. Ook voor de overheid is dit een relevante kwestie. Immers, de transparantie en controleerbaarheid van de overheid zijn alleen te waarborgen als overheidsdocumenten ook in de verre toekomst zijn in te zien.
Op verzoek van de regering ging het Nationaal Archief met deze problematiek aan de slag. De instelling stelde een reeks eisen op voor duurzame toegankelijkheid, de zogeheten DuTo-eisen. De eisen zijn niet verplicht, maar gelden als norm. Ze zijn vooral relevant bij de aankoop, bouw, aanpassing, migratie of uitfasering van een informatiesysteem.
JOIN en de DuTo-eisen
Hieronder lichten we enkele van de belangrijkste DuTo-eisen uit en beschrijven we hoe je met JOIN hieraan kan voldoen.
- Er is een zoekfunctie waarmee alle zaken en dossiers vindbaar zijn, binnen redelijke tijd en inspanning.
De snelle zoekfunctie in JOIN is geoptimaliseerd aan de hand van slimme algoritmen, zodat met één zoekopdracht het gehele systeem kan worden doorzocht. De belangrijkste resultaten staan altijd bovenaan en zelfs gerelateerde termen worden meegenomen in het zoekresultaat.
- Van elk document en dossier als ook zaak is een weergave beschikbaar, binnen redelijke tijd en inspanning.
JOIN combineert het zaaksysteem met uitgebreide functionaliteiten voor document- en recordmanagement (DMS/RMA). Daardoor is bij elke zaak de bijbehorende documentatie in een handomdraai gevonden.
- Een document is toegankelijk voor iedereen die op basis van regelgeving en beleid inzagerecht heeft. Als een document slechts gedeeltelijk openbaar is, dan zijn er een gedeeltelijke weergave en export beschikbaar waarin alleen de openbare delen zijn opgenomen.
In JOIN kan per registratie in een documentenboek worden ingesteld welke gebruikers of gebruikersgroepen toegang hebben. Voor documenten die gepubliceerd moeten worden, bieden we daarnaast een koppeling met drie oplossingen voor anonimiseren.
- Er is een vastgestelde Selectielijst waarin is beschreven hoe lang dossiers of zaken bewaard worden. Documenten worden niet eerder en niet later vernietigd dan is aangegeven in de selectielijst. Na vernietiging van een informatieobject is er een verklaring van vernietiging beschikbaar.
Een zaak in behandeling heeft altijd een vooraf vastgestelde bewaar- en vernietigingstermijn. In JOIN kun je een vastgestelde Selectielijst maken via het dossierveld Bewaartermijn. De vernietigingsfunctie borgt vernietiging zonder dat er sporen achterblijven. Bovendien kun je de vernietigingslijst opslaan en laten ondertekenen, zodat je altijd weet welke documenten zijn vernietigd.
- Dossiers zijn beveiligd tegen onbedoelde en onbevoegde wijzigingen, conform de geldende standaarden voor informatiebeveiliging.
Decos volgt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen. De BIO beschrijft de invulling van de NEN-ISO/IEC 27001:2017 en de NEN-ISO/IEC 27002:2017 voor de overheid.
Ga je mee op reis?
Niet alleen door het volgen van de DuTo-eisen proberen we jouw werk future-proof te maken. Ook bereiden we ons zelf voor op de toekomst. De ontwikkeling van een nieuwe versie van JOIN is een spannend avontuur waar we je graag deelgenoot van maken. Meld je aan als reisgenoot! Zo blijf je altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en krijg je de mogelijkheid om mee te denken over het nieuwe platform.
