In een regionaal dagblad las ik onlangs de kop ‘Subsidiebeleid is in bijna elke gemeente anders’. Een illustratief voorbeeld van waar wij binnen Decos regelmatig mee te maken krijgen als zaaksystemen na een bestuurlijke of regionale fusie samengevoegd moeten worden. Alle goede voornemens ten spijt blijken fuserende gemeenten in het uitvoeringstraject nog weleens noodzakelijke stappen of gevolgen over het hoofd te zien. Welke valkuilen zijn er en wat moet je doen om er niet in te stappen?
Geen rekening houden met het migreren van data
Bij het samenvoegen van meerdere zaaksystemen is het ook zaak dat alle data in kwestie gemigreerd wordt naar het doelsysteem. En dat is een niet te onderschatten operatie. Denk maar aan een situatie waarbij vijf gemeenten gaan fuseren. Dan heb je te maken met data die kriskras binnen die vijf gemeenten is opgeslagen. Decos heeft de kennis en ervaring in huis om dat te realiseren. Maar dat kan niet iedere leverancier zeggen. Zorg dus dat de leverancier van je keuze aantoonbaar succesvol ervaring heeft in het migreren van de bij de zaaksystemen horende data.
Lees hier waarom een zaaksysteem noodzakelijk is voor zaakgericht werken
Onderschatten van de impact van wet- en regelgeving
Een vraag die in dit kader opkomt is: wat doe je met je archieven wanneer je als samenvoegende gemeenten gaat werken in één zaaksysteem? Als Decos brengen wij die onder in één systeem. Er zijn ook leveranciers die ervoor kiezen om de archieven lokaal te laten staan. Dat lijkt een praktische oplossing. De DIV-functionaris denkt daar echter anders over. Die heeft dan namelijk meerdere plekken waar hij zijn archief moet onderhouden. Ook de ict-manager wordt niet blij van deze oplossing. Hij gaat er namelijk vanuit dat hij door de gang naar de cloud met één systeem minder gegevens te beheren zou krijgen. In plaats daarvan krijgt hij data van verschillende oude systemen onder zijn hoede. Een lastige situatie die niet alleen hoge kosten met zich meebrengt, maar ook beveiligingsrisico’s en issues rondom wetgeving.
Zaaksysteem kan niet gekoppeld worden aan meerdere GBA’s
Wanneer twee gemeenten ervoor kiezen om ambtelijk te fuseren, blijven zij bestuurlijk aparte entiteiten en daarmee behouden zij ieder hun eigen bevolkingsregister. Het zaaksysteem waarin gezamenlijk wordt gewerkt moet dan worden gekoppeld aan twee of meerdere gemeentelijke bevolkingsadministraties (GBA’s). Datzelfde geldt overigens voor de producten- en dienstencatalogus en de e-formulieren. De leverancier van je zaaksysteem moet die koppelingen wel kunnen realiseren. Met JOIN hebben we daar door de jaren veel ervaring in opgebouwd; dat geldt echter niet voor iedere leverancier. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een leverancier die de koppelingen kan realiseren.
Onderbelichten van verandering in werkwijzen
Zaakgericht werken is iets anders dan werken in een maatwerkproces. Vakapplicaties brengen niet zelden complexe workflow met zich mee. De komst van een zaaksysteem rekent daarmee af. De andere kant van de medaille is dat dit een behoorlijke cultuuromslag voor medewerkers met zich meebrengt. Medewerkers worden geconfronteerd met een andere manier van werken, andere systemen, meer transparantie en samenwerken. Het onderkennen van dit feit is een eerste stap die er uiteindelijk toe moet leiden dat medewerkers ervaren dat zij hun werk minstens zo goed en misschien wel beter kunnen doen in een generiek zaaksysteem.
