5 tips voor een succesvolle implementatie JOIN Klantcontact

JOIN Klantcontact helpt KCC-medewerkers het werk leuker en efficiënter te maken. Als projectmanager heb ik bij verschillende gemeenten het implementatietraject begeleid. Ik heb veel gesproken met applicatiebeheerders en KCC-medewerkers waardoor ik weet waar vraag naar is binnen het klantcontactcentrum. Met die kennis heb ik een top 5 gemaakt van mijn belangrijkste bevindingen.

Hexagon-1 Betrek de KCC medewerkers tijdig

Het invoeren van JOIN Klantcontact heeft veel impact op de manier van werken in het KCC. Het is daarom van belang dat de KCC-medewerkers echt achter de keuze voor JOIN staan. Dit kan je bevorderen door bij de eerste demo al één of twee medewerkers mee te laten kijken. Zo kunnen we laten zien dat JOIN Klantcontact hun werk makkelijker maakt, doordat ze niet meer verschillende applicaties hoeven te openen.


Hexagon-2 Test met iedereen

Testen is een heel belangrijk onderdeel van de implementatie. Het is dan ook verstandig om hier zo veel mogelijk mensen, met verschillende rollen bij te betrekken. Een applicatiebeheerder kijkt bijvoorbeeld met een andere bril dan een KCC-medewerker. Vergeet ook niet de backoffice te betrekken. Bij terugbel- en informatieverzoeken krijgen zij ook met JOIN Klantcontact te maken.


Hexagon-3 Heb oog voor verschillen

Niet iedereen pakt nieuwe software even makkelijk op. Waar sommige medewerkers na één demo al voortvarend aan de slag kunnen, hebben anderen meer tijd en aandacht nodig. Pas je training en begeleiding hier goed op aan. Bijvoorbeeld door twee trainingssessies te organiseren: een korte voor de mensen die het snel oppakken en een langere voor de medewerkers die meer begeleiding nodig hebben.

 

Hexagon-4 Ga in gesprek met andere gemeenten

We zijn er trots op dat steeds meer gemeenten met JOIN Klantcontact werken. Bij iedere gemeente is de implementatie anders, maar toch kunnen gemeenten veel van elkaar leren. Bijvoorbeeld: hoe hebben zij getest en waar moet echt op gelet worden? En hoe neem je de backoffice mee in dit traject? Wij hebben goed contact met gemeenten die al JOIN Klantcontact gebruiken, dus wij kunnen helpen om je met andere gemeenten in contact te brengen.

 

Hexagon-5 Kijk naar de volgorde van implementatie

JOIN Klantcontact is een modulair systeem. Met verschillende koppelingen en modules kan de functionaliteit worden uitgebreid. Het is daarom van belang om te weten welke onderdelen het belangrijkst zijn. Dan kunnen deze als eerste gerealiseerd worden. Zodra Exchange, Active Directory en de BRP gekoppeld zijn, kom je bijvoorbeeld al een heel end. Deze koppelingen zijn vrij snel te realiseren.

 

Ben je benieuwd hoe het Openbaar Ministerie nu met JOIN Klantcontact werkt? Klik dan hier.

 

JOIN E-Learning module