Samenwerken kan een stuk eenvoudiger

Als ambtenaar wil je op een georganiseerde manier kunnen communiceren en samenwerken. Dat wil je ook doen met organisaties die geen zaak- en documentsysteem gebruiken. Nu verzanden mailboxen nog al te vaak in chaos. JOIN Samenwerken maakt daar een einde aan.

Ambtenaren moeten soms met een hele rits partijen communiceren. Neem de dienst Metro en Tram van de stad Amsterdam. Als opdrachtgever, beheerder en eigenaar van de tram- en metro-infrastructuur van de gemeente, waaronder het project Noord/Zuidlijn, heeft de dienst te maken met tal van bedrijven, van een kleine onderaannemer tot grote bouwbedrijven als Arcadis.

De samenwerking met grote partijen gaat nu al op een efficiënte en moderne manier. Decos heeft namelijk samen met Metro en Tram JOIN Samen ontwikkeld. Die koppelt twee JOIN zaak- en documentomgevingen, zodat verschillende organisaties kunnen samenwerken vanuit hun eigen omgevingen. Dus als de medewerkers van Metro en Tram een werkproces inrichten, kunnen ze die delen met grote partners zoals ov-bedrijf GVB.

Blog-collaboration-1

Samenwerken op de oude manier

De samenwerking met spelers die niet zaakgericht werken, loopt helaas minder efficiënt. Documenten worden nog ouderwets rondgemaild, met het verzoek om feedback te geven. Dat lijkt voor een keertje niet zo erg, maar door de vele documenten die dagelijks worden gedeeld, ontstaat al snel een onoverzichtelijke berg informatie.

De ene partij plaatst namelijk annotaties in het document, een ander reageert in een e-mail. Tel daarbij de tegenstrijdigheden en dubbelingen in de reacties op, en het is zonneklaar waarom Metro en Tram op zoek ging naar een slimmere werkwijze.

'Door JOIN Klantcontact verhuist het KCC gemakkelijk naar
de eigen woonkamer, lees hier de blog!'

Inspirerende design sprint

De medewerkers hadden een duidelijke wens: ze wilden op een gestructureerde manier met alle partijen kunnen samenwerken zonder dat iedereen een zaak- en documentsysteem hoefde aan te schaffen. Decos werd in de arm genomen om in nauwe samenwerking met de dienst naar een oplossing te zoeken.

Na een inspirerende design sprint – een week van brainstormen en discussiëren volgens het stramien van Google Ventures - kreeg de oplossing duidelijke contouren: het moest een aan JOIN gekoppeld platform worden waarmee je documenten kunt delen, bewerken en becommentariëren. Andere partijen zouden het zaaksysteem echter niet nodig hebben.

Na veel én hard werk van onze ontwikkelaars is een eerste versie van JOIN Samenwerken gereed. Tot nu toe is het een minimum viable product (MVP), oftewel een eerste versie die op basis van de ervaringen in de praktijk nog zal worden geoptimaliseerd. Wat zijn de features tot nu toe?

JOIN Samenwerken in de praktijk

Metro en Tram is verantwoordelijk voor de verbetering van de aansturing en uitvoering van het totale metro- en tramnetwerk van Amsterdam. Naar aanleiding van een bestemmingsplan kan de dienst een zienswijze indienen. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als bepaalde groenstukken rond een tramtraject opnieuw worden ontwikkeld. In zo’n geval wil Metro en Tram een zienswijzedocument voorleggen aan een aantal stakeholders, zoals de onderaannemer voor de groenvoorziening en het architectenbureau.

JOIN Samenwerken maakt dat proces wrijvingsloos. De medewerker van Metro en Tram haalt het document op uit JOIN en deelt het met de juiste personen. Als hij dat wil, typt hij er nog een persoonlijke boodschap bij zoals: “Zien jullie hier nog risico’s? Graag jullie feedback.”

De mensen met wie het document is gedeeld, krijgen nu een e-mail, met een link naar JOIN Samenwerken. De rest is simpel: inloggen en - afhankelijk van de vraag - het document bewerken of van commentaar voorzien. Is een van de stakeholders hiermee klaar, dan krijgt de persoon van Metro en Tram een mailtje.

Ook als de belangen van verschillende stakeholders tegen elkaar moeten worden afgewogen, vergemakkelijkt JOIN Samenwerken dat. Naast het document bevindt zich namelijk een discussiesectie, die intuïtief werkt en persoonlijke interactie ondersteunt.

Blog-collaboration-2

Waarom niet ‘gewoon’ OneDrive?

Als lezer denk je nu misschien: prachtig, maar dat kan ik ook met OneDrive! Toch zijn er goede redenen waarom overheidsorganisaties voor een oplossing als JOIN Samenwerken kiezen. Allereerst is er het borgen van privacy en security; zeker in verband met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het voor overheidsorganisaties niet verstandig om documenten bij een Amerikaanse cloud-provider te stallen.

Bovendien is het creëren van een audit trail een vereiste voor publieke organisaties. Anders dan bij de bekende cloud-oplossingen slaat JOIN Samenwerken alle handelingen secuur en compliant op: wie doet bewerkingen op een document en wie heeft het document gedownload? Als je het document weer terug in JOIN zet, dan zit deze hele audit trail eraan vast, met de discussies die zijn gevoerd.

De toekomst

De eerste versie van JOIN Samenwerken wordt op 1 juli in gebruik genomen. Op basis van de feedback van Metro en Tram gaan we er een nóg mooier product van maken. De verwachting is dat ook andere overheidsorganisaties hier de vruchten van gaan plukken, van gemeenten tot veiligheidsregio’s.