In de Verenigde Staten worden dagelijks 11 miljoen vergaderingen georganiseerd. 63% van die vergaderingen heeft geen agenda en 45% zijn informatieve personeelsvergaderingen. Volgens medewerkers voelt 33,4% van de vergadertijd als niet productief. Met andere woorden, je organisatie heeft niet al die vergadertijd nodig. De meeste problemen kunnen buiten de vergaderruimte worden afgehandeld. Voordat je een vergadering plant of een vergaderverzoek accepteert, overweeg dan eerst of het verstandig is om je kostbare tijd daar aan te besteden. Weet je niet waar je moet beginnen en hoe je het vergaderen kunt minderen? Lees dan verder:
Managers: hoe je onnodige vergaderingen kunt verminderen
Vergaderingen hebben invloed op de productiviteit van werknemers. En ze resulteren vaak in verminderde productiviteit. Werknemers verliezen elke maand ongeveer 31 uur aan onproductieve vergaderingen. Voordat je een nieuwe vergadering plant, check dan of je de volgende vragen hebt beantwoord:
Waarom wil je de vergadering houden?
Definieer het doel van de vergadering. Wat is het doel en het gewenste resultaat? Wees zo specifiek mogelijk. Om een vergadering te rechtvaardigen, moet je de uitkomst kunnen vaststellen. Bijvoorbeeld: als het doel is om een bepaalde beslissing te nemen, is de vergadering noodzakelijk. Maar als je het doel niet kunt specificeren en je iets zonder een agenda of doel wilt bespreken, moet je de vergadering waarschijnlijk niet organiseren. Denk in plaats daarvan aan alternatieve en effectievere manieren om het probleem te bespreken.
Heb je alles goed doordacht?
Het is makkelijk om een vergadering in te plannen om zo de input van je collega's over een probleem te krijgen. Maar voordat je het doet, evalueer eerst of je het goed hebt doordacht. Heb je alle aspecten van het probleem doorgenomen die je wilt bespreken? Als het antwoord nee is, is een vergadering misschien niet wat je nu nodig hebt. Maak in plaats daarvan tijd vrij om strategisch over het probleem na te denken. Wanneer je dat hebt gedaan, zou je je kunnen realiseren dat je geen vergadering met je collega's nodig hebt en een korte e-mail een beter middel is.
Heb je echt een face-to-face vergadering nodig?
Als er een effectievere manier is waarop je een antwoord op je vraag kunt vinden, zou je geen vergadering moeten houden. Bijvoorbeeld: even langs de kamer van een collega lopen om een vraag te stellen, kan een snellere oplossing voor je probleem zijn dan een vergadering plannen. Of gebruik Slack, chat of e-mail. Het punt is dat deze hulpmiddelen minder tijd vergen dan het opzetten van een vergadering, je krijgt sneller antwoord en je collega's hoeven geen tijd te reserveren voor een vergadering.
Is dit het beste moment om de vergadering te houden?
Vergaderingen voelen als belangrijk werk. Maar tegelijkertijd moet je goed overwegen of je over alle informatie beschikt die je nodig hebt om nu een vergadering te houden. Bijvoorbeeld: een medewerker die een sleutelfiguur in je project is, is mogelijk niet aanwezig of er ontbreekt nog belangrijke informatie. In dat geval kun je beter wachten totdat je over alle informatie beschikt die je nodig hebt om de vergadering te plannen.
Heb je echt meer dan 30 minuten nodig?
De standaard vergadertijd is ongeveer 60 minuten. Daarom is het eenvoudig om deze hoeveelheid tijd in te plannen zonder rekening te houden met de alternatieven. Heb je echt zo lang nodig? Vaak heb je niet meer dan 30 minuten nodig. De kans is dat je collega's die tijdslimiet respecteren wanneer je minder tijd inplant. Vervolgens heb je een effectievere vergadering.
Wat zou er gebeuren als de vergadering niet werd gehouden?
Een goede manier om vast te stellen of een vergadering nodig is, is te overwegen hoe collega's zouden reageren als de vergadering zou worden geannuleerd. Zou je de informatie die je nodig hebt op een andere manier kunnen verkrijgen? Zouden collega's eisen dat je de vergadering opnieuw plant? Als je merkt dat de vergadering onmisbaar is, kun je deze alsnog plannen. Maar als je beseft dat collega's niet echt om je vergadering geven, kun je overwegen de vergadering te annuleren.
Medewerkers: lees verder om te bepalen of je een vergadering moet bijwonen
Als medewerker zijn zinloze vergaderingen het ergst. Je hebt waarschijnlijk je deel van niet-productieve vergaderingen doorstaan. Deze vergaderingen slokken al je tijd. Uiteraard ben je niet altijd in de positie om een uitnodiging voor een vergadering af te wijzen. Door echter te benadrukken hoe onproductief deze vergaderingen zijn, kunt je je manager overtuigen om te concentreren op belangrijkere taken. Maar hoe weet je of je een vergadering zou moeten bijwonen? Beantwoord deze vragen voordat je een uitnodiging accepteert:
Weet je waarom je bent uitgenodigd en wat er van je wordt verwacht?
Als je niet weet wat er van je wordt verwacht, ben je waarschijnlijk niet nodig in de vergaderruimte. Alleen mensen die nodig zijn om doelen te bereiken, moeten aanwezig zijn. Als je een vergadering bijwoont zonder er echt een rol in te hebben, is je aanwezigheid niet vereist. Bijvoorbeeld: als je een vergadering bijwoont om bijgepraat te worden over een project, ben je niet onmisbaar voor de vergadering. Je collega's kunnen je na de vergadering bijpraten. In plaats van de vergadering bij te wonen, kun je veel belangrijker werk doen. Maar wat moet je doen als je bent uitgenodigd voor een vergadering en niet weet waarom je collega jou de uitnodiging heeft gestuurd? Vraag om meer specificaties voordat je de uitnodiging accepteert, zodat je zeker weet dat je in de vergaderruimte moet zijn. En als je niet weet waarom je bent uitgenodigd, kun je de organisator vragen om kort uit te leggen waarom jij bij de vergadering moet zijn.
Wat is het doel van de vergadering?
Wanneer je een vergadering bijwoont, moet je weten wat het doel van die vergadering is. Anders is het verspilde tijd. Als je geen agenda voor je hebt voordat de vergadering begint, kun je ook geen inbreng hebben. Je kunt je immers niet voorbereiden op je vergadering. Als je bent uitgenodigd voor een vergadering zonder een doel, vraag de persoon die verantwoordelijk is voor de vergadering om duidelijke doelen te stellen voordat je de uitnodiging accepteert.
Heeft de uitkomst van de vergadering invloed op jouw werk?
Soms is je expertise niet vereist voor een vergadering. Je aanwezigheid kan echter vereist zijn omdat de uitkomst invloed heeft op jouw werkzaamheden. In sommige situaties is het misschien niet haalbaar om je via e-mail of instant messaging bij te werken. In deze situaties is de vergadering noodzakelijk, ook als je geen duidelijke rol hebt. Tegelijkertijd moet je ervoor zorgen dat er een agenda en een doel is.
Is iemand verantwoordelijk voor het voorbereiden van de vergadering?
Alle vergaderingen moeten worden voorbereid door een persoon die verantwoordelijk is voor de vergadering. Die persoon moet de planning van de vergadering afhandelen, zoals het verzenden van agenda's en ervoor zorgen dat elke deelnemer weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Als niemand verantwoordelijk is voor de vergadering, is de kans groot dat de vergadering geen duidelijk doel en structuur heeft. Kans is groot dat genodigden niet voldoende voorbereid zijn als ze de vergaderruimte betreden.
Wat gebeurt er als je de vergadering niet bijwoont?
Overweeg het scenario dat je de vergadering niet kunt bijwonen. Zou dat betekenen dat de andere genodigden de vergadering niet kunnen houden? Als de vergadering moet worden uitgesteld vanwege jouw afwezigheid, is de vergadering noodzakelijk. Als jouw aanwezigheid niet vereist is om de vergadering te houden, is er geen reden waarom je de uitnodiging voor de vergadering zou accepteren.
Conclusie: te veel vergaderingen zijn tijdverspilling
Heb je te veel vergaderingen in je organisatie? Hoewel ze soms een beetje lastig lijken, hebben vergaderingen een grote invloed op de prestaties van je team. Zinloze vergaderingen hebben invloed op zaken als productiviteit op de werkplek en medewerkerstevredenheid. Als manager moet je ervoor zorgen dat elke vergadering die je organiseert, noodzakelijk is. Als werknemer moet je overwegen of je deelname vereist is of dat er een effectievere manier is om aan de discussie deel te nemen en de informatie te ontvangen.
Ik ben erg benieuwd:
Welke stappen onderneem jij om ervoor te zorgen dat de vergaderingen die je organiseert of bijwoont, noodzakelijk zijn voor jou en je collega's?
