Je kunt er vast over meepraten: in veel organisaties zijn onproductieve vergaderingen eerder regel dan uitzondering. Dit kost werkgevers tijd en geld. Wat zou het een verschil maken als deelnemers aan een vergadering enthousiast en betrokken zouden zijn! In dit artikel geven we je acht tips om meetings op een leuke manier te beginnen. Een goed begin is het halve werk!
Begin met een grap
Laten we beginnen met een leuk feitje: positieve emoties op het werk leiden zowel zakelijk als privé tot betere resultaten. Uit onderzoek blijkt dat gelukkige werknemers gemiddeld 12 procent productiever zijn dan degenen die niet zo ‘happy’ zijn. Als werkgever creëer je dus graag een omgeving waarin mensen optimistisch denken en tot bloei kunnen komen. Maar hoe doe je dat?
Het creëren van een fijne werkomgeving begint bij de vergadering. Of beter gezegd: bij het begin van de vergadering. Want met een positieve start volgt de rest vanzelf. Als werkgever of teamleider zie je graag dat de vergadertafel een plek is waar mensen zich durven uitspreken. Daarvoor moet je eventuele spanning uit de lucht halen. Dus waarom niet beginnen met een grap?
Een grap? Waarom? Omdat grappen maken storytelling is. Volgens de wetenschap is storytelling een van de beste manieren om verbinding te maken met mensen. Mensen herinneren verhalen en zijn betrokken wanneer ze worden verteld. Humor is bij uitstek geschikt om jouw boodschap (of agendapunten) in de hoofden van collega’s te krijgen.
Grappen laten mensen lachen. Maar ze zorgen ook voor een ontspannen sfeer waarin mensen zich vrijer voelen om dingen met anderen te delen. Nu vraag je je natuurlijk af: maar hóe maak ik dan een grap? Met dit driestappenplan helpen we je op weg.
- Stap 1: ontspan en vertrouw erop dat jouw grap leuk is. Als jij je ongemakkelijk voelt, voelen anderen zich dat ook. Daar staat tegenover dat een vrolijke houding net zo goed aanstekelijk werkt!
- Stap 2: denk aan je stem. Praat je monotoon, dan word je gezien als saai. Breng variatie aan in toonhoogte.
- Stap 3: maar waar moet die grap dan over gaan? Over jezelf natuurlijk. Dat is dé manier om anderen zich met jou te laten identificeren. Of trek gewoon een klassieker uit de kast. ‘Kennen jullie die mop van die terdoodveroordeelde en de gevangenisbewaarder? Toen de bewaker hem vroeg of hij nog een laatste wens had, antwoordde de terdoodveroordeelde: jazeker, mag ik misschien je handje vasthouden?’
Doorbreek de sleur en doe eens iets geks
Het gebeurt sluipenderwijs: routines die veranderen in verplichtingen. Zoals die vergaderingen elke maandag en donderdag. Het kan een hoop schelen als je die vergaderingen eens op een andere manier begint. In plaats van weer achter die vergadertafels plaats te nemen, kun je ook een stuk gaan wandelen. Of vlieg iemand in voor een mediteersessie. Ga eens samen stretchen of yogaën. Begin de vergadering in een gezellig café. Zo nu en dan routines afschudden heeft twee grote voordelen. Eén: teamleden zijn meer betrokken. Twee: een nieuwe omgeving leidt tot meer creativiteit en nieuwe inzichten. Wie weet welke originele ideeën straks over tafel gaan!
De nummer 1 tip voor creatieve meetings
Klaar voor een gek idee? Wat als je team en jij nu gewoon eens op de grond gingen zitten… om te spelen. Niet afhaken nu, hoor! Als mensen tijdens een vergadering met dingen kunnen spelen, raken ze hun stress kwijt, worden ze ontspannen, en neemt hun focus toe. Tenminste, dat stelt de wetenschap. Gebruik bijvoorbeeld stressballen, kleurpotloden en kleurboeken. Of ga een stap verder: maak er een teamsport van en maak samen een legpuzzel of een gebouw van Lego. Samen iets bouwen heeft een groot voordeel: volgens onderzoek ontstaat bij mensen hierdoor de behoefte om taken waaraan ze beginnen ook daadwerkelijk af te ronden.
Hoe kun je die wetenschap in je vergaderingen nog meer gebruiken? Eenvoudig: geef je teamleden een specifieke opdracht waaraan ze gedurende verschillende vergaderingen moeten werken. Zij zullen hierdoor gemotiveerder zijn om naar de vergadering te komen, omdat ze hun opdracht willen afronden. En jij? Jij krijgt intrinsiek gemotiveerde teamleden. Dat noemen we nog eens win-win!
Deel successen van teamleden om hun aandacht te krijgen
We willen natuurlijk dat iedereen zijn aandacht er de héle vergadering bijhoudt. Maar hoe zorgen we daarvoor? Begin de vergadering met het delen van successen van individuele teamleden. Benoem de zaken die iemand de afgelopen week of maand goed heeft gedaan. Zo’n aanpak heeft verschillende voordelen. Allereerst laat onderzoek zien dat mensen – bewust of onbewust – zich gevleid voelen door complimenten of een vriendelijk woord. Hierdoor gaan we zelfs uitkijken naar de vólgende vergadering. Er is nu immers een stimulans: je gaat welverdiende complimenten krijgen voor het oog van collega’s.
Daarnaast maakt het geven van complimenten de organisatie tot een prettiger werkomgeving. Goed voorbeeld doet goed volgen. Op termijn zullen collega’s elkaar ook eerder complimenten gaan geven. Dit leidt uiteindelijk tot gelukkigere werknemers.
Maar… geef nooit complimenten omdat het móet. Mensen prikken daar genadeloos doorheen. Benoem sterke punten en prestaties dus op een oprechte wijze. Praat over een succesvol project of bedank een medewerker voor zijn positieve bijdrage. Geheid dat jij straks meer gemotiveerde medewerkers rond de vergadertafel hebt!
Vergadering op leuke manier beginnen? Daag teamleden uit!
Volgens het toonaangevende Harvard Business Review is er een direct verband tussen werkgeluk en de mate waarin mensen worden uitgedaagd. En werkgeluk en productiviteit gaan natuurlijk hand in hand. Maak van deze wetenschap gebruik door medewerkers vanaf het begin van de vergadering uit te dagen. Zorg dat de meeting interactief blijft door deelnemers om hun advies of mening te vragen.
Vraag collega’s om een uitdaging van een team op te lossen. Of laat ze hun eigen moeilijkheden delen zodat anderen een oplossing kunnen bedenken. Maak het niet te ingewikkeld. Als er geen tijd is voor het oplossen van een hele casus, begin dan gewoon met een eenvoudige uitdaging. Dat kan ook een theoretische casus zijn of een leuke hersenkraker. Zelfs een simpele uitdaging maakt de aanwezigen alert en legt de basis voor een productieve vergadering.
Begin je meeting met een inspirerende boodschap
Wil je dat jouw vergadering écht inspirerend wordt? Een vergadering die je medewerkers aanzet tot actie? Start je meeting dan met een inspirerende boodschap. Laat bijvoorbeeld een goede TED-talk zien of geef medewerkers een citaat of artikel mee dat jou heeft geraakt. Waar je ook mee komt, het doel is om een boodschap te delen die medewerkers inspireert om anders te gaan denken. Op deze manier maak je met een vergadering ook echt een verschil. Medewerkers zullen tijdens de vergadering aandachtiger luisteren, creatiever zijn en zich gewoonweg beter vermaken.
Breek het ijs en verminder de spanning
De vergadering op een effectieve én leuke manier beginnen? Breek dan eerst het ijs. Door niet meteen de inhoud in te duiken worden mensen meer ontspannen. Je zult merken: het nemen van besluiten en bedenken van nieuwe ideeën wordt daarna een stuk makkelijker! Een ander voordeel is dat je collega’s eens op een heel andere manier leert kennen.
Je kunt op veel verschillende manieren het ijs breken. Een paar voorbeelden:
- Vraag elke aanwezige een levens- of carrièredoel te delen. Verlaag de drempel door zelf te beginnen. Vergeet niet: het hoeft heus niet je wildste droom te zijn. Je mag ook iets kleins delen, zoals een vaardigheid die je verder wilt ontwikkelen of een taal die je wilt leren.
- Drie waarheden en een leugen. Iedereen vertelt vier wetenswaardigheden over zichzelf; drie daarvan zijn waar en eentje niet. Anderen moeten gissen naar welk ‘feit’ gelogen wordt. Dit spel leidt geheid tot lachen, gieren, brullen.
- Imiteer een beroemd persoon. Is je team dol op raadsels, dan is dit een schot in de roos! Begin dit spel met het noemen van enkele namen van beroemdheden die iedereen kent, zoals Frans Bauer, Donald Trump, Johan Derksen, enzovoorts. Schrijf elke naam op een post-it en verdeel deze willekeurig onder de teamleden, zodat iedereen een naam heeft. Let erop dat niemand kan zien welke naam hij heeft gekregen. Elke deelnemer plakt de post-it vervolgens op zijn voorhoofd, zodat alle collega’s het kunnen zien. Nu gaan zij die bekende persoon imiteren en moet degene met de naam op zijn voorhoofd raden wie hij is. Als het ijs nu nog niet gebroken is…
Een leuke vergadering? Maak er happy hour van!
Wil je de populairste deelnemer aan de vergadering zijn? Maak er dan happy hour van! Oké, dat kun je natuurlijk niet te vaak doen. Maar heb je een succesje te vieren of staat het weekend voor de deur? Dan is een happy hour dé manier om de vergadering gezellig te maken. Ook is dit een mooie kans om je collega’s wat beter te leren kennen. En als jullie toch bezig zijn: waarom niet meteen doorgaan met teambuilding ná werktijd..? Begin die vergadering trouwens wel meteen met het belangrijkste agendapunt, want de sfeer zal al snel wat joliger worden…
Conclusie: betrek je collega’s vanaf het begin!
Deze acht tips kunnen ook op jouw kantoor een enorm verschil maken. Begin vergaderingen op de juiste manier en je zult zien dat collega’s er zelfs naar uit gaan kijken! De betrokkenheid neemt toe en meetings worden productiever en effectiever.
Zeg eens eerlijk: wat vind je ervan? Sta je al te springen van enthousiasme? Spannend? Uitdagend? Misschien heb jij zelf nog tips voor een leuke vergadering. Laat het weten in een reactie hieronder!
