Het zijn bijzondere tijden waarin we nu als samenleving terecht zijn gekomen. Ineens moeten scholen digitale lespakketten aanbieden, zijn er online platformen beschikbaar waar je kunt doneren voor kleine ondernemers, zijn home work-out video’s razend populair en bieden lokale restaurants aan om hun maaltijden te bezorgen. Het COVID-19 virus heeft Nederland volledig in zijn greep. Deze crisistijd vraagt om creatief en maximaal omdenken! Wij ontvangen veel vragen over onze manier van remote werken, wij delen graag onze tips & ervaringen met je.
Van klassikaal naar 100% online trainingen
Laten we beginnen met goed nieuws: alle Decos trainingen gaan gewoon door! Wij gebruiken ZOOM als tool voor het geven van onze trainingen. Zo kun je bijvoorbeeld binnenkort de training ‘Applicatiebeheer JOIN Zaaksysteem (basis)’ volledig online volgen. Wij zorgen voor de benodigde verbindingen. Het enige wat jij hoeft te regelen is een laptop en internetverbinding.
- Met Zoom kunnen meetings online plaatsvinden, met hoge kwaliteit video en audio, zonder dat je speciale software nodig hebt.
Op 23 maart gaan we zelfs nog een stapje verder: we doen dan de gebruikersdag van JOIN Klantcontact volledig remote. Want juist in crisistijd is het natuurlijk fijn als je de dienstverlening aan inwoners kan verbeteren.
'Met JOIN naar de Cloud in 3 stappen! Hoe je dat doet, lees je hier.'
Vergaderen 100% remote
Bij Decos is digitaal werken vanzelfsprekend. Bovendien hechten wij heel veel waarde aan samenwerken, waarbij je normaal gesproken een ruimte opzoekt die past bij jouw type overleg. Nu werken wij 100% remote én papierloos. We geven je graag wat tips voor remote werken en vergaderen:
Tip 1: Er is meer mogelijk dan je denkt!
De maandelijkse bedrijfsupdates gaan gewoon door! Onze interne Decos Update vindt één keer per maand plaats en duurt maximaal een uur. In dit overleg geven teams belangrijke updates over lopende projecten, krijgen we te horen wat de behaalde resultaten zijn en geeft de directie updates die voor iedereen relevant zijn. In plaats van fysiek bij elkaar te komen, gaan we deze bedrijfsupdate organiseren vanuit een ZOOM-meeting. Via Outlook heeft iedere medewerker een uitnodiging met daarin een link ontvangen. Vrijdagochtend om 09:00 klik je op de link en gaat de meeting van start! Voor ons een leuk experiment: we gaan met net geen 100 personen digitaal vergaderen. Nu maar hopen dat iedereen netjes zijn microfoon op mute zet als hij/zij niks zegt...
We geven je snel een update hoe dit is gegaan. En ja: we snappen ook dat conference calls de nodige uitdagingen opleveren. Daarom hieronder alvast de conference bingo.
Tip 2: Juist nu is persoonlijke aandacht extra belangrijk
Bij ons werken veel teams met een fysieke ‘daily’, hierin geeft iedereen elkaar een dagelijkse korte update van waar hij of zij mee bezig is. Wij merken dat teams die normaal geen daily hadden en elkaar fysiek op kantoor spraken nu een ‘video daily’ hebben ingevoerd. Zo ben je toch helemaal op de hoogte van wat er in je team speelt en kan je elkaar helpen als iemand ergens tegenaan blijkt te lopen. Je begint je thuiswerkdag op die manier bovendien een stuk gezelliger!
Tip 3: Onze top 3 voorkeurtools voor videoconferentie
Communiceren via video is nu essentieel als het gaat om communicatie. Wij delen graag onze top 3 tools voor videoconferentie.
- ZOOM
Hierboven noemen we al veel voordelen, dus deze kon absoluut niet in dit rijtje ontbreken. Tot wel 500 videodeelnemers en hoge video- en audiokwaliteit. Het werkt zonder account en is bovendien voor calls tot 45 minuten gratis! - Skype for Business
Eén van de beste leveranciers van VoIP-oplossingen ter wereld, helemaal afgestemd om samen te werken en optimaal beveiligd. Bovendien zijn veel mensen al gewend om met Skype te werken. - Slack
Oorspronkelijk vooral populair in de IT-wereld, maar inmiddels wereldwijd één van de meest gebruikte communicatieplatformen voor bedrijven. De mogelijkheden en koppelingen zijn eindeloos. Voor kleine organisaties/groepen is Slack gratis.
Tip 4: Zie de voordelen in van remote werken!
Wij hebben nog nooit zo veel gelachen als bij de remote-vergaderingen van deze week. Het biedt een leuk inkijkje in elkaars thuissituatie. Helemaal als kinderen tussendoor graag even hun gezicht willen laten zien of mee willen praten. Bij sommige mensen wakkert het thuiswerken zelfs de creativiteit aan, zoals bij de Nederlandse Jongerenraad:
Houd onze website & socials in de gaten in de gaten voor nog meer tips!
Heb je tips voor ons? Wij horen het graag. Fijne thuiswerkweek! En dat jij, je collega's en naasten in goede gezondheid mogen blijven.
