Deze maand gingen weer 3 gemeenten live met Fixi. Voor de meeste gemeentelijke software-oplossingen is dat een fikse uitdaging, maar bij ons is het eerder regelmaat dan uitzondering – en totaal geen probleem. Onze cloud-oplossing kan supersnel geïmplementeerd worden. Als een nieuwe klant vandaag zegt dat hij morgen live wil, dan kan dat. Hoe we dat voor elkaar krijgen? Ik zal je eens meenemen in het implementatieproces.
Implementatie, stap 1: Processen bepalen
Voordat je als gemeente live kunt gaan met Fixi, moet je natuurlijk nadenken over hoe jij je eigen omgeving wilt inrichten om de inwoner optimaal van dienst te kunnen zijn. Hierbij kun je denken aan uit welke categorieën de inwoner kan kiezen, wanneer hij een Melding Openbare Ruimte (MOR) maakt. Ook wil je helder hebben welke teams en teamleden voor welk type melding bestemd zijn. Daarnaast kun je alvast samen met de communicatieafdeling nadenken over welke standaard antwoorden en reacties je wilt gaan gebruiken in Fixi. Dit kun je als gemeente helemaal zelf doen, zo snel als jij zelf wilt!
Implementatie, stap 2: Kick-off!
Vervolgens kom ik naar je toe voor de kick-off. Tijdens de twee uur durende kick-off geef ik uitleg over het product Fixi en wisselen we van gedachten met alle betrokken afdelingen van de gemeente. Dit zijn medewerkers, zoals een werkverdeler, afdelingshoofd communicatie, teamleider buitendienst, teamhoofd KCC en de projectleider die het project Fixi begeleidt. Doordat het mogelijk is om tijdens de kick-off tussendoor vragen te stellen, blijft de bijeenkomst altijd lekker interactief en energiek.
Implementatie, stap 3: Omgeving inrichten
Na de kick-off start ik, met een selectie van de betrokken afdelingen van de gemeente, met het inrichten van de Fixi-omgeving. Dit deel van de implementatiefase duurt slechts twee uur, omdat alle benodigdheden al van te voren opgesteld zijn, zoals beschreven staat in stap één. In deze fase verbinden wij gezamenlijk de juiste processen aan elkaar, om ervoor te zorgen dat straks de inwoners, KCC-medewerkers en behandelaren de juiste informatie te zien krijgen, dat aansluit op de plek van het proces waarin zij zich bevinden.
Implementatie, stap 4: Testen
Na het inrichten van de omgeving maak ik samen met de afdelingen van de gemeente een aantal fictieve meldingen in de testomgeving. Door nog even te testen of deze meldingen goed binnenkomen en of iedere persoon de juiste informatie te zien krijgt die past bij zijn of haar rol, weet ik of we de testomgeving kunnen overzetten naar de productieomgeving.
Implementatie, stap 5: Training van gebruikers
Na het gereedmaken van de omgeving, kunnen ook de gebruikers van Fixi getraind worden. Tijdens deze twee uur durende training leg ik alles uit over Fixi aan KCC-medewerkers, werkverdelers en behandelaren met alles wat voor hen van toepassing is. Ook laat ik zien hoe een inwoner een melding maakt, zodat de gemeentemedewerkers zich straks ook goed kunnen verplaatsen in de situatie van de inwoner. Kortom: Alle medewerkers zijn geïnstrueerd en weten hoe zij met Fixi aan de slag moeten!
Implementatie, stap 6: Live!
Nadat alle voorgaande stappen doorlopen zijn, kan het Fixi-team de testomgeving direct overzetten naar de productieomgeving, zodat jij als gemeente daadwerkelijk live bent met Fixi.
Live gaan met Fixi kan dus al binnen één dag! Dat is een ambitie die technisch gezien prima realiseerbaar is, omdat we de inrichting heel snel voor je kunnen regelen. Natuurlijk begrijpen we dat het vaak ook een verandering voor je medewerkers betekent, en dat je daar voldoende tijd voor moet nemen. Maar ook daar hebben we ervaring en expertise in opgedaan om je gemeente op dat gebied te ondersteunen.
Wil jij ook live gaan met Fixi binnen één dag? Vraag dan hier je demo of een afspraak aan. We laten je graag zien hoe snel je aan de slag kunt!
