Voor de doorontwikkeling van JOIN Zaaksysteem houden we natuurlijk goed contact met de gebruikers. Bijvoorbeeld via ons wensenforum, maar ook door 1-op-1 contact te onderhouden met onze klanten. Zo ontstond het idee voor slimme validaties voor formulieren binnen JOIN. Met deze aanvullende module richt je processen in JOIN nog slimmer in.
Zelfstandig adviseur zaakgericht werken Maurice ter Weeme helpt onder andere gemeente Amsterdam bij het inrichten van processen in JOIN. “In Amsterdam worden ontelbaar veel registraties in JOIN vastgelegd. Er zijn alleen al honderdduizend vergunningsaanvragen per jaar,” vertelt Maurice. “Foutjes zijn snel gemaakt, dus dacht ik samen met Decos na over een methode voor kwaliteitsverbetering. De oplossing: een formulier dat direct controleert of het wel kan wat je invoert.”
Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Maurice schetst drie scenario’s.
Geen typfouten in de datum
Bij de verwerking van vergunningen zijn de start- en einddatum van de geldigheid zeer belangrijk. Maurice: “Door de enorme werkstroom is de kans dat er bij de verwerking tikfouten optreden natuurlijk groot.”
Om de oplossing van dit probleem uit te leggen geeft Maurice exploitatievergunningen als voorbeeld. Deze zijn vijf jaar geldig. “Met de module kun je inregelen dat de begindatum in het formulier niet voor afgelopen kwartaal mag liggen en niet meer dan een half jaar vooruit; de einddatum mag niet verder dan 5,5 jaar in de toekomst liggen en niet kleiner zijn dan de begindatum. Zo gebeurt het niet meer dat iemand per ongeluk het jaar 2201 intikt, in plaats van 2021.”
Een verkeerde datum invullen is zo gebeurd...
Formulier bewaakt de privacy
Het anonimiseren van gevoelige informatie is momenteel een hot topic. Dit vormt de achtergrond van Maurice’ tweede voorbeeld. “In de coronaperiode konden ondernemers toestemming vragen voor een tijdelijke terrasuitbreiding. Bij het achterliggende proces in JOIN was het belangrijk dat er geen persoonsgegevens werden gekoppeld, omdat alle informatie automatisch openbaar zou worden gemaakt.”
Ook hier doet het formulier zijn werk. Wanneer er toch een persoon wordt gekoppeld in dit proces, krijgt de medewerker de melding dat hier alleen bedrijven gekoppeld mogen worden; de persoon wordt alvast ontkoppeld.
Gemeente Amsterdam plaatst alle horecavergunningen op een openbare kaart.
Module voedt het financiële systeem
Het derde voorbeeld komt specifiek uit de Amsterdamse praktijk, maar is ongetwijfeld ook interessant voor andere organisaties.
“Binnen JOIN komen via webformulieren betaalgegevens binnen. In het ene proces mag alleen met iDEAL betaald worden, andere keren alleen met een factuur en een derde optie is dat de indiener mag kiezen tussen iDEAL en een factuur,” vertelt Maurice. “Kiest de inwoner of ondernemer in dat laatste geval voor de factuur, dan worden er extra kosten in rekening gebracht. Daarvoor moesten medewerkers een factuurregel in JOIN aanmaken voor de achterliggende financiële systemen.”
Door de veelheid aan processen rondom betalingen werd die extra regel wel eens vergeten. Maurice vertelt over de oplossing: “In gevallen dat met een factuur wordt betaald en hieraan extra kosten verbonden zijn, wordt automatisch een documentregistratie/factuurregel aangemaakt. De medewerker hoeft niets te doen; op de achtergrond wordt de informatie doorgegeven aan de financiële administratie.”
De velden voor facturering verschijnen alleen als de aanvraag per factuur wordt betaald.
Een afsluitend advies
Je kunt de registraties zo slim maken als je zelf wilt. Basisvalidaties kan iedere beheerder zelf instellen, maar met enige programmeerkennis kan je de validaties nog een stuk complexer maken. En wist je dat onze Digital Professionals kunnen helpen bij het uitdenken en instellen van deze validaties?
Voordat je aan de slag gaat, heeft Maurice ter Weeme nog wel een tip. “Ga formulieren niet meteen vol zetten met controles, maar bouw het rustig op, in samenwerking met medewerkers. Zo voorkom je dat zij zich overvallen voelen door de vele controles. Het doel is natuurlijk dat het systeem de medewerker meehelpt om de juiste informatie in te vullen en zo de kwaliteit te verbeteren.”
De module Slimme Validaties komt beschikbaar in de december-release van JOIN. Ben je enthousiast geworden door het verhaal van Maurice en wil je meer weten over de mogelijkheden? Laat het ons dan weten!
