Publiceren volgens de Wet elektronische publicaties: dit moet je weten

Inwoners lezen steeds minder huis-aan-huisbladen, maar hebben vaak wel een mening over wat er in hun buurt speelt. Om burgers via digitale middelen op de hoogte te houden, kennen we sinds kort de Wet elektronische publicaties.

De meeste bestuursorganen zijn wel bekend met de Wet elektronische publicaties (WEP), die alweer een halfjaar van kracht is. De vertaling van de Wep naar de werkpraktijk van alledag is helaas niet minder lastig. Tijd om alle ins en outs van de Wep met je door te nemen.

Wat staat in de Wet elektronische publicaties?

De Wep heeft als doel om inwoners zo goed mogelijk te informeren over besluiten die impact hebben op hun leefomgeving. Op die manier kunnen ze desgewenst tijdig hun recht van inspraak uitoefenen. Voor bestuursorganen – en met name hun informatiespecialisten - resulteert dat in drie grotere veranderingen.

Allereerst moeten de officiële bekendmakingen, die vroeger in het (digitale) gemeenteblad werden gezet, nu op één centraal punt online worden gezet, namelijk de website officielebekendmakingen.nl.

Er zijn tal van stukken die onder de noemer ‘officiële bekendmakingen’ vallen. Als we ons even beperken tot gemeenten, dan gaat het om:

• Algemeen verbindende voorschriften (zoals verordeningen);
• Besluiten van algemene strekking (aanwijzingsbesluiten, beleidsregels en projectplannen);
• Kennisgevingen over beschikkingen, zoals het verlenen van vergunningen.
  
  

De tweede verandering betreft het proactief op de hoogte stellen van inwoners over zaken die in hun omgeving spelen. Dus wanneer er documenten worden gepubliceerd die betrekking hebben op hun woonomgeving, worden inwoners digitaal geattendeerd. Personen ouder dan 25 jaar die beschikken over een geactiveerd MijnOverheid-account én hiervoor een e-mailadres hebben opgegeven, ontvangen deze berichten per e-mail.

Ook terinzagelegging wordt digitaal

De derde grote verandering: vanaf 1 juli 2022 moeten bestuursorganen documenten die ter kennisgeving of mededeling ter inzage worden gelegd (ook) digitaal aanbieden. Nu gebeurt dit nog veelal in fysieke vorm, wat een drempel opwerpt voor de inwoner. Die moet dan zelf naar het gemeentehuis om zich te informeren.

Bij de stukken die ter inzage worden gelegd gaat het om de onderliggende documenten bij een kennisgeving, zoals:

• het aanvraagformulier
• bouwtekeningen
• adviezen
• gebiedsplannen
  
  

Welke acties moeten bestuursorganen ondernemen?

De grote vraag voor jou is uiteraard: wat moet ik doen om documenten te publiceren volgens deze nieuwe wet? Volg deze 5 stappen en je voldoet aan alle spelregels.

1. Publicatie in het officiële elektronische publicatieblad gebeurt met behulp van de voorziening DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) dat beheerd wordt door KOOP (Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties). Inmiddels zijn alle gemeenten aangesloten bij DROP.
   
   
2. De Wep heeft meer transparantie als doel; dat moet geen verhaal voor de bühne worden, de inwoner moet écht iets kunnen met de informatie die je verstrekt. Reden voor het ministerie van Binnenlandse Zaken om modelkennisgevingen in begrijpelijke taal te laten opstellen. Het gaat om kennisgevingen die zich richten op omgevingsvergunningen, omdat deze het meest voorkomen. De gemeentelijke opstellers van de vergunningen hoeven slechts een paar tekstvelden aan te passen naar hun situatie.
   
   
3. Inwoners per e-mail attenderen is makkelijker gezegd dan gedaan. Zo wil je voorkomen dat gebruikers informatie ontvangen die niet voor hen relevant is. Daarom moet je zorgdragen voor notering van de correcte locatie waarop de kennisgeving betrekking heeft. In DROP kunnen deze metagegevens worden ingevuld.
   
   
4. Om de digitale inzagelegging mogelijk te maken zal KOOP de mogelijkheid aanbieden om documenten die bij de kennisgeving horen te uploaden in DROP of een link op te nemen die verwijst naar de documenten op de eigen website. Let op: bij het ter inzage leggen van documenten moet sommige informatie, zoals vertrouwelijke bedrijfsgegevens en bijzondere persoonsgegevens, worden ‘weggelakt’. In een eerder artikel gaven we tips over het efficiënt en onomkeerbaar anonimiseren van data.
   
   
5. Bij het publiceren van beleidsregels doet zich nog wel eens de volgende uitdaging voor: omdat deze regels min of meer ‘verstopt’ zitten in een beleidsnota, herkent niet iedere informatiespecialist ze gemakkelijk. Kortom, laat alle beleidsnota’s voor vaststelling op beleidsregels controleren, bijvoorbeeld door de afdeling juridische zaken.

De rode draad in al deze tips? De juiste inzet van DROP en zijn functies. Om je hierin te ondersteunen werken we aan een koppeling tussen JOIN en DROP, waarmee officiële bekendmakingen met een paar muisklikken gepubliceerd kunnen worden.

We zijn op zoek naar overheidsinstellingen die dit proces met ons willen vormgeven. Wil je dus aan de slag met automatische online publicaties naar DROP? Laat het ons dan weten!

Aan de slag met de DROP-koppeling