Wist je dat ook veel onderwijsinstellingen gebruik maken van JOIN? Daar dient onze oplossing vaak als digitaal archief. Want JOIN voldoet aan alles eisen die de Archiefwet daarvoor stelt. Reden om dieper in het onderwerp ‘archiveren’ te duiken.
In het onderwijs worden grote stappen gezet op het gebied van digitalisering. Niet alleen het lesgeven wordt verrijkt door tal van digitale tools, wat tijdens de coronacrisis zijn voordeel bewees. Ook nemen interne processen - en de daarbij behorende documentenstroom - steeds vaker een digitale vorm aan. Dat betekent dat de Archiefwet ook relevant is voor (een deel van) de systemen van scholen.
De Archiefwet schrijft scholen voor dat ze hun archiefstukken in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren. Bovendien moeten bepaalde documenten na verloop van tijd ook weer vernietigd worden.
De Archiefwet in het onderwijs
Publieke scholen vallen wat betreft hun gehele archiefbeheer onder de Archiefwet. Particuliere scholen vallen alleen onder de Archiefwet als het gaat om openbaar gezagtaken. Daarbij moet je denken aan het afgeven van getuigschriften en het besluiten tot het verlenen van vrijstelling op grond van de Leerplichtwet.
Wat betekent dit concreet? In de eerste plaats moeten archiefstukken in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard. Met andere woorden, als school weet je welke archiefbescheiden je beheert en waar deze zich bevinden. Bovendien moeten ze zijn te raadplegen en worden beschermd tegen schade zoals brand of dataverval.
In de tweede plaats moeten archiefstukken die in aanmerking komen voor vernietiging (zie Informatieblad archiefbeheer bij scholen) zodanig worden bewerkt dat de informatie hierop niet meer te lezen of te reconstrueren is.
Wanneer je als onderwijsinstelling gebruikmaakt van digitale middelen, ligt het gevaar van versnippering op de loer. In welk systeem staat nou dat ene document? En zijn alle kopieën van bepaalde persoonlijke data wel vernietigd? Om die reden kiezen steeds meer scholen voor één platform als invulling van hun digitale archief.
JOIN als wettelijk digitaal archief
Onze oplossing JOIN is binnen de onderwijssector geliefd als digitaal archief. Het handige aan dit complete systeem is dat je altijd beschikt over de meest actuele informatie rondom accreditatie, bekostiging of subsidie. Ook studentinformatie – bijvoorbeeld over voortgang en eindwerken - is met slechts een paar klikken inzichtelijk. Bovendien voldoe je met JOIN aan de wettelijke verplichtingen rondom archivering. Laten we daar eens dieper op ingaan.
Accreditatieproces
JOIN is een dynamisch en volledig gecertificeerde Document/Case Management oplossing. Dit biedt de onderwijsmedewerkers digitaal inzicht zodat er op eenduidige wijze wordt gewerkt en op intuïtieve wijze kennis worden gedeeld. Met JOIN heeft je onderwijsinstelling de administratie goed op orde en kun je op elk gewenst moment bewijzen dat er is voldaan aan de gestelde eisen.
Student- en bekostigingsdossiers
JOIN wordt vaak ingezet voor het digitaal archiveren van de bekostigingsdossiers inclusief de uitgegeven digitale diploma’s van het examendossier.
Archief eindwerken studenten
Als onderwijsinstelling moet je aantonen dat een student gedurende de opleiding de beoogde leerresultaten heeft gerealiseerd. Een en ander dient te blijken uit de uitkomsten van toetsen (eindwerken). In het informatiedossier dat in JOIN kan worden bijgehouden, beschrijft de opleiding hoe deze de realisatie van de gerealiseerde leerresultaten heeft getoetst en kunnen de eindwerken ook digitaal worden bewaard volgens de hiervoor bestaande richtlijnen.
Documenten vernietigen
Het vernietigen van documenten in JOIN gaat verder dan slechts verwijderen. Je verwijdert een registratie in JOIN door op de knop ‘Verwijderen’ te klikken. Met deze actie wordt het item niet meer in JOIN getoond, maar bestaat het nog steeds in de database. Vernietigen van gegevens is definitief; er zijn geen oudere versies en/of metadata meer.
Casestudy: ROC Noorderpoort
Om de voordelen van JOIN in het onderwijs te schetsen, nemen we als voorbeeld het Groningse ROC Noorderpoort. Mede om fysiek archiefbeheer terug te dringen was men daar op zoek naar één digitale archiefoplossing voor de gehele organisatie.
Noorderpoort vond deze oplossing in JOIN. In samenwerking met onze partner Doclogic werd JOIN ingezet voor het volledig digitaliseren van alle archieven binnen de organisatie, te beginnen met de personeelsdossiers, bekostigings-/studentendossiers, OER’en en CvB-dossiers.
Meer weten over hoe JOIN in het onderwijs wordt gebruikt? Je leest het in deze casestudy.
