In de regio Leiden zijn verschillende organisaties die zich bezighouden met gezondheidszorg, zoals de GGD en het Regionale Ambulancevervoer, samengegaan in de organisatie HECHT. Deze nieuwe naam was een mooi moment om een langgekoesterde wens door te voeren: zaakgericht werken. Om dat laagdrempelig te maken, is begin dit jaar JOIN naar de cloud gebracht.
“JOIN wordt hier al jaren als archiefsysteem gebruikt”, vertelt Sander Dorgelo, senior medewerker DIV. “In 2020 is al begonnen met een zaakinrichting in JOIN, maar om daarin te kunnen, moest je inloggen in Citrix en daar maakt niet iedereen gebruik van. Met zo’n groot obstakel voor eindgebruikers ben je kansloos.”
Ayoub Allach, projectleider ICT & Informatievoorziening vult aan: “We werken met de nieuwe organisatie naar een moderne digitale werkplek. Daar horen geen lokale applicaties meer bij. Daarom verplaatsen we allerlei interne processen naar cloudapplicaties.” JOIN wordt ingezet voor processen als Woo-verzoeken, inkoop en om HRM-beleid vast te leggen. Gebruikers kunnen nu altijd en overal inloggen in JOIN, op basis van Single Sign On.
Aart-Teun Veldhuyzen (Medewerker DIV) en Eric Roumimper (Teamcoördinator DIV)
Sitecheck: een goede start om slagvaardig te werken
Als eerste stap naar de nieuwe situatie, is JOIN ‘opgefrist’. Het systeem is opgeschoond, er zijn verschillende zaaktypen ingericht en er zijn gebruikersgroepen gemaakt, voor de verschillende organisaties en afdelingen die onder HECHT vallen. “We hebben ervoor gekozen om alleen de nieuwe zaakinrichting met de rest van de organisatie te delen. Voor de oude dossierinrichting heb je DIV-kennis nodig, dus als mensen daar iets uit willen hebben, komen ze maar naar ons.”, vertelt Sander Dorgelo.
Daarna begon de samenwerking met Decos. Dorgelo: “Voor Decos als leverancier is natuurlijk duidelijk wat er moet gebeuren, maar aan onze kant is het zoeken naar de juiste werkwijze. Daar zijn we geweldig bij geholpen met de sitecheck die vooraf is uitgevoerd.” Projectleider Allach: “In de sitecheck kwam duidelijk naar voren welke informatie jullie nodig hadden en hoe onze inrichting in elkaar zit. Op basis daarvan werden de processtappen gedefinieerd. Op die manier hebben we een aantal zaken vooraf getackeld, zodat het project soepel kon verlopen.”
Vervolgens ging de migratie heel vlot. Het proces startte in december en werd eind februari feestelijk afgesloten. “De planning was heel compact, maar het liep als een zonnetje. Ik heb niet vaak meegemaakt dat het gewoon allemaal lukt.”, vertelt Dorgelo. Volgens Allach was dat mede te danken aan de korte lijntjes: “Het voelde echt als een samenwerking. Als er wat was, werd er meteen gereageerd en we hadden frequent afspraken met elkaar, zodat we snel konden schakelen.”
Op de dag van livegang gaven DIV-medewerkers Aart-Teun Veldhuyzen en Sander Dorgelo een inloopbijeenkomst om andere afdelingen te informeren over de nieuwe werkwijze.
Volgende stap: de Teams-integratie
In de digitale werkplek waar HECHT naar streeft, staan de applicaties van Microsoft 365 centraal. “Mensen werken graag in applicaties als Word en Excel, maar er zijn dingen die hierin niet of minder goed mogelijk zijn. Denk aan recordmanagement en bewaarstrategieën inrichten. Dat doen we dus in JOIN.”
Het is daarom van cruciaal belang dat informatie makkelijk vanuit diverse applicaties uit JOIN kan worden opgehaald of juist in JOIN kan worden opgeslagen. Daarvoor wordt al gewerkt met de Office-integratie van JOIN. De volgende stap is om ook samenwerkingen in Microsoft Teams te kunnen archiveren in JOIN. “Het moet allemaal goed in elkaar passen. Dat is echt de toekomst.”, aldus Dorgelo.
