Komende weken moeten Nederlandse gemeenten tienduizenden aanvragen verwerken voor de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (TOZO). Gemeente Nijmegen koos er aanvankelijk voor om deze aanvragen via een standaard webformulier te laten verlopen, maar binnen korte tijd kwamen er 1.000 aanvragen binnen. De verwerking hiervan kostte een stuk meer tijd dan verwacht, dus vroegen zij Decos om een slimme oplossing te ontwikkelen.
Om de verwerkingstijd per aanvraag terug te dringen, moest deze oplossing aan drie voorwaarden voldoen:
- Aanvragen moeten direct worden getoetst op een aantal punten, zodat niet valide aanvragen direct afgewezen kunnen worden.
- Er moet automatisch een prioriteit worden bepaald, zodat de juiste medewerker de juiste aanvragen kan beoordelen
- Valide aanvragen moeten direct naar het back office-systeem worden gestuurd.
De basis: VNG advies en slimme koppelingen
De TOZO assistent is ontwikkeld op basis van de voorwaarden in de regelgeving en de specs van de VNG. In het proces is er voornamelijk gekeken naar welke uitkomsten en adviezen er nodig zijn om procesoptimalisatie te bereiken en welke checks er geautomatiseerd kunnen worden om zoveel mogelijk handmatige controles te voorkomen. Dat scheelt simpelweg tijd en verminderd de foutmarge.
Koppeling KvK
Door de TOZO assistent te koppelen aan de KvK, hoeven medewerkers van de gemeente Nijmegen niet meer te controleren of het KvK-nummer daadwerkelijk bestaat en/of juist is. De aanvrager vult het KvK-nummer in en de bedrijfsgegevens worden ter controle aan de aanvrager getoond. Dankzij deze koppeling weet de gemeente ook direct om welke rechtsvorm het gaat en kan hiermee de complexiteit en prioriteit van de aanvraag worden ingeschat.
Koppeling UWV
Een koppeling met het UWV geeft de medewerker direct inzage in de inkomsten van de aanvrager van de afgelopen periode. Hiermee kan een check uitgevoerd worden of de ingevulde gegevens juist zijn. Ook zorgt deze koppeling ervoor dat aanvragers die reeds een bijstandsuitkering krijgen, geen aanvraag meer kunnen doen.
Voorschot sneller bij de gedupeerde dankzij automatisch advies
De TOZO assistent staat nu ruim een week online en de eerste resultaten zijn al zichtbaar. Ongeveer 20 procent van de aanvragen wordt tijdens de aanvraag al afgewezen, omdat direct duidelijk is dat deze niet valide zijn. Dat scheelt de gemeente Nijmegen circa 600 aanvragen die niet behandeld hoeven worden.
Van de overige aanvragen voldeed ongeveer 70% direct aan de voorwaarden. Dit betekent dat direct over kan worden gegaan op een voorschot, waar veel gezinnen direct van afhankelijk zijn.
De overige 30% van de aanvragen behoeft aanvullend onderzoek door een specialist van de gemeente. Nijmegen kan door dit advies complexere aanvragen bij de specialist onderbrengen en eenvoudige aanvragen laten beoordelen door andere medewerkers van de afdeling.
Ook aan de slag?
Decos biedt de TOZO assistent ook aan voor andere gemeenten. Bij vragen of interesse kan je contact opnemen met accountmanager Ted Meeder op 06 294 775 51 of boek direct een belafspraak in.
