Heb jij het gevoel dat er te veel wordt vergaderd op je werk? Je bent niet de enige! In Nederland worden vergaderingen vaak gezien als de beste oplossing voor de problemen of uitdagingen van een organisatie. Het inplannen van een vergadering geeft leidinggevenden namelijk het gevoel dat er iets gebeurt, dat er vooruitgang wordt geboekt. Maar het tegendeel is waar.
Nederland is niet het enige land dat dol is op vergaderen. Uit onderzoek blijkt dat er in de Verenigde Staten elke dag 11 miljoen vergaderingen worden gehouden. Bij een groot deel daarvan (45 procent) gaat het slechts om ‘het informeren van medewerkers’. Bij meer dan de helft (63 procent) van de vergaderingen is er geen agenda. Eén op de drie medewerkers ervaart al die meetings als ‘onproductief’.
Lang niet alle vergaderingen zijn noodzakelijk. De meeste zaken die besproken worden, kunnen ook prima buiten de vergaderzaal worden afgehandeld. Dus voordat je die volgende vergadering inplant, bedenk dan even of jullie je tijd niet beter kunnen besteden.
Maar hoe verander je nou die eeuwige vergadercultus bij jou op kantoor? Hier volgen een aantal handige tips voor managers én medewerkers.
Onnodige vergaderingen zijn een uitingsvorm van slecht management. Ga maar na: vergaderingen hebben een negatieve invloed op het werkgeluk van medewerkers en zorgen voor een afname van de productiviteit. Een gemiddelde werknemer is elke maand 31 uur (!) kwijt aan vergaderen. Het behoeft daarom geen nadere uitleg dat, als je tenminste wilt dat medewerkers efficiënter gaan werken, het aantal vergaderingen drastisch moet worden teruggeschroefd.
Vraag jezelf het volgende af wanneer je nadenkt over het inplannen van een meeting:
Wees in je antwoorden zo specifiek en concreet mogelijk. Een vergadering kan soms nodig zijn, maar alléén als je precies weet wat je ermee wilt bereiken. Je kunt bijvoorbeeld als doel hebben om een belangrijk besluit te nemen. In zo’n geval is een vergadering noodzakelijk. Maar als je niet direct een concreet doel voor ogen hebt, en er is geen agenda, dan is het misschien beter om een keertje over te slaan. Of bedenk een andere, meer efficiënte manier om het onderwerp te bespreken.
Het is natuurlijk makkelijk om een vergadering te organiseren en je te laten leiden door de input van collega’s. Maar een goede voorbereiding is het halve werk. Heb je het onderwerp goed doordacht? Zo niet, gebruik dan niet een vergadering om antwoorden te vinden. Reserveer in plaats daarvan tijd om het onderwerp eerst zélf goed onder de loep te nemen. Heb je dat gedaan, dan kom je er misschien achter dat er helemaal geen vergadering nodig is en dat je kunt volstaan met een e-mail.
Het is heel simpel: als er een efficiëntere manier bestaat om antwoorden te krijgen op vragen, dan organiseer je géén vergadering. In plaats van een afspraak in te plannen, kun je ook gewoon even langs het bureau van die collega lopen. Of gebruik de interne chatfunctie. Dit kost veel minder tijd dan een meeting . Jij hebt sneller antwoord en collega’s kunnen gewoon door met hun werk.
Wat is de beste tijd voor een vergadering? Een vergadering heeft als ‘voordeel’ dat ‘ie altijd belangrijk voelt. Tegelijkertijd moet je jezelf afvragen of je alle nodige informatie hebt om die meeting nú te houden. Misschien is een bepaalde collega afwezig of mis je nog belangrijke informatie. Wacht in dat geval tot alles en iedereen beschikbaar is en plan dan de vergadering in.
Een gemiddelde vergadering neemt één uur in beslag. Het is daarom (te) makkelijk om die tijd te reserveren zonder naar alternatieven te kijken. Heb je écht zestig minuten nodig? In veel gevallen kun je het ook prima redden in de helft van die tijd. Je zult zien: als je voor een vergadering slechts een half uurtje reserveert, is de kans groot dat je collega’s het ook daarbij willen laten, en de vergadering veel efficiënter verloopt.
Een goede manier om te bepalen of een vergadering nodig is, is om te bedenken hoe managers en teamleden zouden reageren als de meeting zou worden afgezegd. Zouden ze eisen dat er direct een nieuwe afspraak wordt gepland? Of zouden ze het wel prima vinden, omdat ze de informatie ook wel op een andere manier kunnen krijgen? Als een vergadering echt nodig is, plan ‘m dan in. Maar als je vermoedt dat het je collega’s om het even is, doe je er goed aan om de vergadering te cancelen.
Als werknemer is niets zo vervelend als een zinloze vergadering. Je hebt er vast al vele moeten uitzitten. Omdat ze ook nog eens veel tijd in beslag nemen, zou je moeten uitzoeken of jouw aanwezigheid echt vereist is. Natuurlijk, je kunt niet altijd skippen. Maar als je je manager ervan kunt overtuigen dat de vergadering voor jou geen toegevoegde waarde heeft – en dat je belangrijkere dingen te doen hebt – is de kans groot dat hij akkoord gaat met jouw afwezigheid.
Weet jij waarom je bent uitgenodigd voor de vergadering? En wat er van jou wordt verwacht? Als je op die vragen geen antwoord kunt geven, kun je net zo goed wegblijven uit die vergaderzaal. Alleen mensen die duidelijke doelen hebben voor een vergadering zouden aan tafel moeten zitten. Heb je geen rol of taak, dan zou jouw aanwezigheid ook niet verplicht moeten zijn. Ben je slechts aanwezig ‘om op de hoogte te blijven’, dan hoef je er niet bij te zijn – een collega kan je ook na afloop in twee minuten bijpraten. In de tussentijd kun jij belangrijker werk verrichten.
Maar wat moet je doen als je bent uitgenodigd maar je hebt geen idee waarom? Vraag de organisator dan om meer informatie en maak op basis daarvan een afweging.
Als je bij een vergadering aanwezig bent, moet je altijd weten wat het doel is van de meeting. Is er geen agenda, dan is de vergadering waarschijnlijk zonde van je tijd. Hoe kunnen managers ooit verwachten dat jij bent voorbereid en een waardevolle bijdrage levert als er geen agenda is? Wederom geldt: als je wordt uitgenodigd voor een vergadering, vraag dan eerst naar het doel van de bijeenkomst, en om de agenda, voordat je de uitnodiging al dan niet accepteert.
Soms is jouw expertise niet nodig tijdens een vergadering, maar heeft het te bespreken onderwerp wél gevolgen voor jou. Dan is het verstandig om er toch bij te zijn. In andere gevallen is het misschien lastiger voor collega’s om jou na afloop bij te praten (persoonlijk, per mail of anderszins). In deze gevallen is jouw aanwezigheid noodzakelijk – ook al heb je geen duidelijke rol. Houd desondanks scherp in de gaten of er een agenda en doelstelling voor de bijeenkomst is.
Elke vergadering moet worden voorbereid door degene die voor de vergadering verantwoordelijk is. Die persoon maakt duidelijk wat de planning is, hoe de agenda eruitziet en wat van elke aanwezige wordt verwacht. Als niemand die taak op zich neemt – en dat komt nogal eens voor – reken er dan maar op dat het geen productieve bijeenkomst gaat worden, omdat niemand weet wat er van hem of haar wordt verwacht.
Bedenk voorafgaand aan een vergadering eens wat er gebeurt als jij er níet bij zou zijn. Zou dat betekenen dat de vergadering geen doorgang kan vinden? Als de meeting vanwege jouw afwezigheid moet worden gecanceld, dan is de vergadering noodzakelijk. Als jouw aanwezigheid daarentegen níet nodig is, dan is er ook geen enkele reden om de uitnodiging te accepteren.
Heb jij ook te veel vergaderingen op je werk? Ik vermoed zo van wel. Misschien denk je: ach, een uurtje per dag, is dat nou zo erg? Maar vergaderingen hebben een grote impact op het werkgeluk en de prestaties van medewerkers. Zinloos vergaderen maakt medewerkers ongelukkig en minder productief. Als manager moet je ervoor zorgen dat elke vergadering die gehouden wordt noodzakelijk is. Als werknemer moet je vooraf nagaan of jouw aanwezigheid nodig is, of dat er andere manieren bestaan om de informatie te verkrijgen of deel te nemen aan de discussie.
Welke stappen ga jij ondernemen om het aantal vergaderingen terug te schroeven, of om vergaderingen productiever te maken? Laat het me gerust weten!
Als je digitaal vergadert, kan dat je overigens veel tijdwinst opleveren. Wil je weten hoe? Check wat onze nieuwe module Digitaal Vergaderen voor je kan doen.