Hoe je het organiseren van evenementen leuker en veiliger maakt

Evenementen geven je gemeente glans. Van lokale buurtfeesten tot dancefestivals en van de jaarlijkse kermis tot Koningsdag – wij Nederlanders houden van een leuk verzetje. Maar de evenementen brengen de gemeenten in een spagaat. Aan de ene kant is reuring positief, maar aan de andere kant mag er geen overlast ontstaan en een evenement mag zeker niet ten koste gaan van de veiligheid. Hoe zorg je er als gemeente voor dat evenementen organiseren leuk én veilig is?

Eisen aan een evenement

Als organisator van een evenement moet je in Nederland aan veel regels voldoen. Het zijn er zelfs zo veel, dat de overheid al sinds 2006 probeert de regeldruk te verminderen. Organisatoren googelen de landelijke en lokale regels bij elkaar, maar makkelijk is dat niet. Een compleet beleidsdocument is voor een gemiddeld buurtcomité namelijk te hoog gegrepen. Over het algemeen geldt een meldplicht voor evenementen tot 50 bezoekers (maar die melding wordt dan vaak niet gedaan). Gaat het om een groter evenement? Dan is een vergunning verplicht.

Bij een vergunning komt er van alles kijken. In de eerste plaats gaat het om de veiligheid: wat zijn de knelpunten tijdens calamiteiten en is het terrein goed bereikbaar voor de politie en brandweer? Andere belangrijke aandachtspunten zijn milieu- en geluidsnormen, de inzet van EHBO’ers en eventuele andere gelijktijdige evenementen. En praktische zaken zoals het plaatsen van voldoende wc’s en afvalbakken. Bij elke aanvraag wordt de belangenafweging gemaakt tussen een mooi evenement en overlast voor omwonenden.

Wie organiseert het feestje

Evenementen zijn big business. Zo is het aantal grote festivals de afgelopen jaren flink gestegen. Maar de overgrote meerderheid van de evenementen wordt (eenmalig) georganiseerd door ‘amateurs’. Denk bijvoorbeeld aan een buurtbarbecue of een kerstmarkt op een schoolplein. En ook de lokale horecaondernemer die eenmalig een evenement wil organiseren, maar die normaal gesproken niet zijn geld verdient met evenementen.

Onder de amateurs is een hoog verloop. Buurtbewoners, ondernemers of studenten organiseren eenmalig iets leuks en geven het stokje het jaar erna weer door. Voor evenementcoördinatoren van de gemeente betekent dit dat veel zaken keer op keer moeten worden uitgelegd. Is er wel gedacht aan de EHBO? Hoeveel beveiligers en wc’s heb je nodig en hoeveel geluid kan men verwachten? Laat staan dat zo’n organisatie weet of hun evenement risicotype A, B of C is.

Eenvoudig vergunningen aanvragen

In de dagelijkse praktijk gaan er eindeloos veel mailtjes heen en weer tussen een gemeente en de organisator van een evenement. Alles uitvragen kost de gemeente veel tijd en het organiseren van een evenement wordt er ook niet leuker op. Gelukkig kan dat anders.

EvenementAssistent helpt gemeenten bij een slimme vergunningaanvraag voor evenementen. Een belangrijk onderdeel is de tool die automatisch alle juiste vragen stelt aan de evenementenmakers. De vragenlijst fungeert als een complete checklist: is er inderdaad gedacht aan de brandveiligheid, hygiëne-eisen en de inzet van EHBO? Op basis van de antwoorden krijg je een gestandaardiseerde vergunningsaanvraag, inclusief risicoanalyse en koppelingen naar de hulpdiensten. De gemeente kan zo sneller advies inwinnen en besluiten of het evenement aan alle voorwaarden voldoet.

Zo maken we (het organiseren van) evenementen nog leuker én veiliger!

Wil je meer weten? Onze productspecialist Lee-Yan Bader vertelt graag meer over EvenementAssistent en de mogelijkheden. Boek hieronder een meeting.