Binnen de gemeente Amsterdam worden steeds meer taken overgedragen van de zeven stadsdelen naar de centrale gemeentelijke organisatie. Dit heeft grote invloed op de informatiehuishouding van de gemeente. Om efficiënt te kunnen werken, moesten alle zaken en documenten van de stadsdelen worden samengevoegd in één centrale JOIN-omgeving. Een megaklus met 9 terabyte aan data. Op 9 september is dit project feestelijk door het hele projectteam afgerond op het stadsdeelkantoor in Amsterdam-Oost.
Rob Ruck: "Vanaf 2014 hebben we alle data in de verschillende documentmanagementsystemen naar één JOIN-omgeving per stadsdeel gemigreerd. De laatste twee in 2018." Een opgave die makkelijker gezegd is dan gedaan, als je weet dat het om meer dan een miljoen zaken en documenten gaat, die zijn ondergebracht in zeven afwijkend ingerichte omgevingen.
"Die zeven stadsdeelomgevingen hebben we nu samengevoegd tot één centrale omgeving.”, vertelt Ruck. Om dit te bereiken zijn als eerste bepaalde zaaktypen, zoals op financieel en juridisch gebied, ondergebracht in vakapplicaties. Daarna zijn alle JOIN-omgevingen op eenzelfde manier ingericht. Tot slot is er een merge tool ontwikkeld waarmee per JOIN-omgeving de data is overgezet naar de centrale omgeving.
De nieuwe centrale omgeving levert niet alleen gemak op voor de gebruikers, maar ook het beheer neemt een stuk minder tijd in beslag. Het is niet langer nodig om zeven verschillende omgevingen bij te werken. Ook is er nu slechts één licentie nodig per gebruiker.
Het project is uitgevoerd door een team van Decos, de gemeente Amsterdam en KPN, die de IT-infrastructuur beheert voor de gemeente. “Wat ik heel fijn vond, is dat het projectteam gedurende het gehele project hetzelfde is gebleven. We hebben bij Decos, de gemeente en KPN geen wisselingen gehad. Daardoor wisten we elkaar snel te vinden en wisten we wat we aan elkaar hadden”, vertelt Maarten Boorsma, Program Manager bij KPN. Functioneel beheerder Hans van Amelsvoort vult aan: “Ik heb gedurende het hele project geen wanklank gehoord. Iedereen kon goed met elkaar samenwerken en we hebben veel van elkaar geleerd. Dat heeft zeker bijgedragen aan een goed verloop van het project.”