Documenten archiveren in Teams: hoe pak je dat eigenlijk aan?

Microsoft Teams, sinds corona gebruiken we het bijna allemaal. Door de slimme combinatie van verschillende Microsoft-toepassingen is het bij veel organisaties een belangrijke plek geworden voor digitaal samenwerken. Maar op het gebied van archiveren is er nog veel onduidelijkheid.

Het leek zo simpel: in 2020 kregen we allemaal een Teams-account en vanaf dat moment zouden we altijd en overal flexibel kunnen samenwerken. Tot zo ver de theorie… want met name in de gemeentewereld bleken er toch haken en ogen aan Microsoft Teams te zitten. Wellicht heb je een van de volgende vragen en opmerkingen wel eens uit de mond van collega’s gehoord:

• “Ik wil een bestand vanuit Teams opslaan en nu blijkt het opeens op OneDrive te staan, hoe zit dat?”
• “Sinds ze een andere baan heeft, hebben we haar Teams-account afgesloten. Maar waar is haar werkmap gebleven?”  
• “Staan die bestanden nu op SharePoint of op OneDrive? Of is dat hetzelfde?”
• “Er ontstaan privéarchieven van medewerkers op hun Microsoft-drive; daar staat ook informatie tussen die vernietigd moet worden…”

Afgezien van de soms onoverzichtelijke bundel van oplossingen die Teams is, vormt de rode draad in al deze uitspraken: Teams biedt niet de mogelijkheid om de bestanden waaraan is gewerkt achteraf veilig en gestructureerd in een gezamenlijke omgeving op te slaan. In dit artikel laten we zien hoe je dat oplost met de hulp van JOIN.

Teams archiveren: hoe werkt het?

Als gebruikers van Microsoft Teams samenwerken aan projecten, ontstaat er een reeks documenten. Dit levert soms nog weleens een administratieve uitdaging op. Om te voldoen aan de Archiefwet wil je dat belangrijke documentatie altijd in het dossier komt. Met de nieuwe Teams-integratie van JOIN Zaak en Documenten is dat probleem verleden tijd. Belangrijke informatie is in een handomdraai te vinden, deze is goed beveiligd en voldoet bovendien aan alle eisen van de Archiefwet.

Zodra wij de koppeling tussen JOIN en Microsoft Teams voor je hebben gerealiseerd, kun je alle documenten vanuit Teams veilig opslaan in JOIN. De applicatiebeheerder bepaalt de structuur, zodat alles op een eenduidige manier wordt gearchiveerd. Vervolgens kun je ze koppelen aan de collega's die eraan hebben gewerkt. Hoe dit precies werkt, lees je op onze pagina over Microsoft Teams-integraties voor JOIN.

De integratie in de praktijk ervaren?

Op dinsdag 7 maart laten we de voordelen van deze integraties zien in een live webinar. We tonen de mogelijkheden tijdens een demonstratie en via de chat kan je direct al je vragen stellen. Nieuwsgierig? Aanmelden kan op deze pagina. We sturen je dan ook meteen de infosheet, waarin we de mogelijkheden van de integraties uitleggen.